هنالك العديد من العادات البسيطة التي تستطيع اكتسابها لتضخيم استخدامك للوقت هي:
إدارة الرسائل
معظم الرسائل في أيامنا هذه تأتي عن طريق الهاتف أو البريد الالكتروني أو الفاكس,وفيما يلي بعض الوسائل المساعدة في إدارة تدفقات الرسائل المبددة للوقت غالباً (والمربكة أحياناً).
تطوير سلوكيات فاعلة بخصوص المكالمات الهاتفية,تعد المكالمات الهاتفية عند الكثيرين مناسبات تقطع عليهم أعمالهم,ولكن قد يستطيع المرء أن يحقق فائدة جيدة من وقت يتحدث فيه على الهاتف وذلك باتباع مايلي:
- حجب المكالمات باستخدام خدمة معرفة رقم المتصل أو البريد الصوتي.
- تحويل المكالمة الى شخص آخر إن أمكن.
- اجعل المكالمات مختصرة ودون استطراد.
- حدد لنفسك فترة زمنية معينة في النهار لتلقي المكالمات الهاتفية أو المرد عليها.
- وإن كنت تريد تركيز اهتمامك علىعملك,خذ ما لديك من أوراق وأجلس في غرفة ليس فيها هاتف.
- استعن بالبريد الالكتروني لإنجاز أكبر قدر ممكن من الاتصالات.
معلومة مهمة: عالج محتويات الورقة مرةواحدة فقط,اجب عما فيها,أو صنفها,أو مررها لشخص آخر,أو ألقها في سلة المهملات.
خطوات لتسجيل رسائل هاتفية:
1- استخدم الكمبيوتر والهاتف في آن واحد,إن كنت تكتب وفي الوقت نفسه تتحدث على الهاتف استخدم السماعات الرأسية وأوصلها بجهاز الهاتف,وهذه السماعات ليست باهظة الثمن لكنها تخفف من جهد يقع على الرقبة.
2- انشىء ملفاً على الكمبيوتر خاصاً بكل حساب أو مشروع أو ماشابه .
3- ضع لنفسك لائحة بالأسئلة التي تريد طرحها أو المعلومات التي تريد إبلاغها للآخر قبل البدء بحديث هاتفي.
4- سجل في هذه اللائحة الزمن والتاريخ وأسماء الأشخاص المشاركين في الحديث الهاتفي.
5- سجل أيضاً الغرض من هذا الحديث.
6- سجل المعلومات المهمة التي تلقيتها.
7- سجل بنوداً للمتابعة ينبغي لك وللآخرين التعاطي معها.
8- سجل البنود التي لاتزال معلقة.
9- استعن بالتقاليد المنطقية لتسمية الملف أو المطوية المناسبة على الكمبيوتر بهدف سهولة التعامل