يعتبر التخطيط من أهم تقنيات الوقت، وعندما لا تحدد أهدافك فإنك ستحقق أهداف الآخرين؛
سنتطرق إلى التخطيط من ثلاثة جوانب رئيسة وهي:
1- تحديد الأهداف:
لا شك أن لكل شركة ناجحة أو شخص ناجح هدف واضح يسعى لتحقيقه، بل ويتصور نفسه أنه حققه بجدارة، لذلك تنصب جهوده نحو هذا الهدف.
التصور الخلاّق:
إن التصور المستقبلي لأنفسنا عامل مهم نحو تحقيق الهدف، ولكي نصل إلى ذلك علينا أن نقسم الأهداف البعيدة أو المستحيلة إلى أهداف بسيطة أو صغيرة ممكنة التحقيق حتى نصل إلى الهدف البعيد لنا وفق مخطط مجدول، فتخيل نفسك بعد خمس أو عشر سنوات أو أكثر ماذا تطمع أن تكون؟.
2- وضع مخططات العمل:
قبل إنجاز أي عمل أو تحقيق أي هدف يجب أن نضع المخطط أو المسار أو الطريق التي سنتبعها نحو تحقيق وإنجاز هذا العمل خطوة خطوة إضافة إلى حساب التكلفة لتحقيق هذا الهدف، سواء كان مادياً أو معنوياً، والموازنة بين إيجابياته أو سلبياته.
3- التخطيط اليومي:
يعتبر التخطيط اليومي هو المرحلة الثانية بعد مخططات العمل، ومن فوائد التخطيط اليومي:
تنظيم العمل بواقعية .
يعمل كمفكرة عمل.
ينظم العقل.
يساعد على إنهاء العمل.
يحفزنا على العمل.
التركيز على الأولويات.
ثمان خطوات ضرورية لتنظيم يوم فعّال:
01 خمس دقائق للتخطيط اليومي: خصص خمس دقائق نهاية كل يوم للتخطيط.
02 إكمال ما لم تنجزه اليوم: انقل ما لم تنجزه إلى يوم آخر، وانتبه لعدم تكثير مهمات اليوم الواحد.
03 تخطيط أعمال اليوم التالي: كتابة أعمال اليوم التالي من مقابلات واجتماعات وغيرها.
04 إدخال الأعمال المتعلقة بتحقيقنا أهدافنا المستقبلية: علينا ربط أعمالنا العاجلة بالأعمال المستقبلية.
05 تحديد درجة أولوية كل بند من البنود: جدولة الأعمال حسب الأولوية تعطيك حرية لتقديم الأهم على المهم.
06 تفويض الآخرين: التفويض لا يعني استغلال الآخرين؛ بل لحفظ وقتك وجهدك وتطوير مهارات الآخرين.
07 تقدير المدة التي قد يحتاجها كل عمل: تحديد فترة زمنية لكل عمل، هي مهمة صعبة ولكنها ستزول بعد فترة.
08 العمل على البريد وإضافة بعض الأمور على اللائحة: قد تستجد بعض الأمور الطارئة أو المهمة التي عليك إدخالها ووضعها في قائمة الأعمال حسب الأهمية، والأولوية كما اتفقنا.
تذكر أن الطريقة الوحيدة الفعالة هي العمل وفق الأولويات، فلا نبدأ بالأمور غير المهمة إلا بعد الانتهاء من الأمور المهمة، وهكذا تبرمج وقتك بنفسك.
تنظيم الاجتماعات
يقضي أغلب الإداريين حوالي 35% من حياتهم المهنية في اجتماعات، ولكن من المؤسف أن هناك اجتماعات غير مثمرة تسبب هدر الوقت، وذلك لأسباب إما تتعلق بالرؤساء أو المشاركين أو الاجتماع نفسه.
لماذا تفشل الاجتماعات:
قد يعود فشل الاجتماعات إلى عدة أسباب منها:
01 انعدام هدف واضح للاجتماعات.
02 ارتفاع كلفة الاجتماع.
03 سوء التنظيم.
04 تأخر بين المشاركين.
05 سوء إدارة الاجتماع.
06 الخروج عن جدول أعمال الاجتماع.
07 عدم توفر المعدات والتسهيلات المناسبة.
ماذا تفعل قبل الاجتماع إذا كنت ترأسه:
أياً كان نوع الاجتماع الذي سوف ترأسه؛ فاحرص على ما يلي:
01 ضرورة الاجتماع.
02 البدائل للاجتماع.
03 أهداف الاجتماع.
04 الأشخاص المشاركين.
05 مردود تحقيق الأهداف.
06 كلفة الاجتماع.
07 جدول أعمال الاجتماع.
08 إبلاغ المشاركين بمكان وزمان الاجتماع.
09 وصول معلومات الاجتماع للمشاركين مسبقاً.
010 أهمية حضور كل المشاركين للاجتماع أم لا؟
ما يجب أن يقوم به الرئيس خلال الاجتماع:
على الرئيس أن يكون متنبهاً للعوامل الهدامة التي تؤثر سلباً على إنتاجية الاجتماع، ومن هذه العوامل:
01 التأخير:
إن ربط بداية الاجتماع باكتمال عدد المشاركين يعني هذا مكافأة المتأخرين على حساب الآخرين، لذا ضرورة بداية الاجتماع في وقته المحدد، وإغلاق الباب، وعدم إعادة ما تم مناقشته للمتأخرين.
02 المسائل المخفية:
يطلب من المشاركين الإفصاح عن أهدافهم واهتماماتهم الخفية من وراء الاجتماع، مما يسبب هدر الوقت من قبل رئيس الاجتماع.
03 النقاشات المشتتة:
النقاشات المشتتة من قبل المشاركين قد تنقل الاجتماع إلى مسار آخر، لذا المقاطعة بلباقة هي الطريقة الوحيدة؛ حيث نتدخل بسرعة ونختصر وجهة نظر المتحدث ونعود بالاجتماع إلى مساره الصحيح.
04 قلة المشاركة:
تؤدي كثرة الانتقادات إلى قلة المشاركة، لذا لا بد من سؤال من لا يشارك عن رأيه أو يكون ضمن مجموعات صغيرة.
05 المقاطعات:
تسبب المقاطعات تشتيت الذهن، وهدر الوقت للمشاركين أثناء الاجتماع، لذا أجّلْ جميع اتصالاتك أثناء الاجتماع، وضعْ على باب الاجتماع "ُممنوع الإزعاج والمقاطعات".
06 المناقشات:
النقاشات غير المجدية تكون جوفاء خالية من الهدف تسبب تأخر الاجتماع، لذا علينا حصر هذه النقاشات لتناقش فيما يتبقى من الوقت أو تؤجل لوقت آخر، أو يعمل لها دراسة ثم إثبات فاعليتها من عدمها.
07 التردد :
إن التردد في اتخاذ القرار أثناء الاجتماع يعتبر عامل هدم للاجتماع؛ لذا علينا أن نتخذ القرار الملائم، ونضع الإجراءات والمهل المحددة لذلك، وعندما نتخلص من هذه العوامل الهدامة سوف نحصل على اجتماعات فعالة وناجحة وهادفة