ما هي حدود ثقة المدير بموظفيه؟
استغل موظف ثقة مديره المفرطة به وفرّط فى واجباته نحـو مؤسسته ومن ثم أضر بسمعتها، وحـقق نفعاً شخصياً غير نظامى، مما تسبب فى خسائر مالية. فما هى الحـدود التى تمنح فيها الثقة للموظفين؟
إن جو الثقة- المبنى علي أسس سليمة- ضرورى لإنجاز الأعمال. وما تفويض الصلاحـيات وتحـديد المهام إلا أحـد أوجه الثقة وأيضاً نتائجها. فوجود الثقة فى العمل يؤدى إلي تحـقيق عدد من الأمور المهمة للإدارة والمـوظفـين منـها؛ تقـوية الروابط الوظيفية بينهما، تنمية الثقة المتبادلة بينهما والتى تؤدى إلي إطلاق الإبداعات الوظيفية، وكذلك اكتشاف من هم أهل للتقدم نتيجة حـسن استخدام الثقة.
الثقتان: الإيجابية والسلبية
الثقة إما أن تكون إيجابية محـمودة، أو سلبية مذمومة، وخط رفيع جداً هو الذى يفصل بينهما. فالمسؤول مع موظفيه شبيه بالأب مع أبنائه، يجب أن يمنح كل منهم ثقته الإيجابية بعد التأكد من أهليتهم للقيام بها، وإلا كانت سلبية، وكانت وبالاً ليس علي الأبناء فقط، وإنما علي الأسرة كلها. ومن مواصفات الثقة الإيجابية فى العمل ما يلى؛ وجود شروط لمنح الثقة (وسحـبها)، وضوابط لاستخدامها، التدرج فى منح الثقة، والانتقال من مدي إلي آخر، الفصل بين العلاقات الشخصية، وبين الثقة الوظيفية، وجود نظام رقابى عام يتابع نتائج استخدام الثقة أولاً بأول، التوازن فى منح الثقة بين الموظفين حـتي لا يسيئ أحـدهم استخدامها وليعلم كل منهم أن الثقة الممنوحـة له ليست لشخصه، وإنما لوظيفيته، الوضوح والفهم من قبل الموظف محـل الثقة وباقى الموظفين، تحـديد بدلاء أو احـتياطيين يمكنهم -عند الضرورة- الاضطلاع بتبعات الثقة، طلب تقارير دورية لمتابعة نتائج استخدام الثقة، وتقويم مساراتها.
ومن مواصفات الثقة السلبية فى العمل ما يلى؛ الاندفاع فى منحـها للموظف دون دراسة كافية، البناء علي عائد مؤقت، أو مخطط له، لمنح الموظف ثقة أكبر مما يستحـقها يستطيع من ورائها التأثير بالسلب علي العمل فى المؤسسة، عدم وجود عناصر تترجم أسلوب استخدام الموظف للثقة الممنوحـة له بحـيث يصعب متابعته أو محـاسبته وكأن الثقة عملية سرية أو خاصة بموظف معين دون آخر، تكون فى غالب الأحـوال شفهية وليست كتابية وبذلك يمكن للموظف المتلاعب إعطاءها وزناً أكبر من طبيعتها، أو إسناد ما يقوم به إلي توجيهات مدير المؤسسة بنفسه ليضمن عدم الاعتراض علي تصرفاته وبذلك يمكن أن يجنح بسلوكه نحـو الخطأ بأنواعه، استمراريتها وعدم حـدها بمدة معينة، أن تبني علي أسباب شخصية وليست موضوعية، أن تتجاوز بالنسبة للموظف المفترض أن يكون محـلاً للثقة، الأنظمة واللوائح والتعليمات المطبقة علي باقى الموظفين.
وسائل ضبط منح الثقة للموظفين
تترجم الثقة التى يمنحـها المسؤول لموظفيه فى صور عديدة منها؛ صلاحـيات للقيام بعمل، أو أعمال معينة، أو قرار بتكليف موظف معين بمهام محـددة، أو أمر شفهى للاضطلاع بأعباء ما، أو إنهاء إجراء معين. وابتداءً فإن واجبات كل وظيفة يمكن النظر إليها علي أنها إحـدي صور الثقة التى تمنح للقائمين بها. ومن وسائل ضبط وترشيد منح الثقة للموظفين ما يلى:
$ وجود تنظيم إدارى جيد، يحـدد المهام والاختصاصات، ويوضح العلاقات الوظيفية بين مختلف المستويات، ويضبط خط سير العمل وتقويم الأداء بحـيث يوفر جواً ملائماً لنمو الثقة الإيجابية، ويقضى علي مسببات ظهور الثقة السلبية.
$ تحـديد مدة لتجديد الثقة، أو لتصحـيح مساراتها بناءً علي تقويم أداء الموثوق بهم.
$ التناوب بين أكثر من موظف فى منح الثقة، بحـيث لا ينفرد أحـدهم بها فيكتشف ثغرة فى الأنظمة، ويستغلها لنفسه، أو للإضرار بمصلحـة العمل.
$ أن يطلب من الموثوق بهم إعداد تقارير دورية عن نتائج أعمالهم تكون محـل دراسة وتحـليل ومتابعة، وتقويم بصفة مستمرة، بحـيث تقارن التقارير مع بعضها البعض، وتقارن بتقارير موظف آخر محـل نفس الثقة.
$ ملاحـظة تمتع الموظف بإجازاته حـيث أن عدم تمتعه بها تحـت أى ستار مثل حـاجة العمل يمكن أن تخفى تجاوزات يخشي أن تفتضح إن تمتع بها.
$ ملاحـظة الموظف الذى يسعي بكل الوسائل الشخصية وغيرها لاكتساب ثقة المسؤول، فذلك يعطى مؤشراً علي احـتمال تبييت نية لعمل غير نظامى، أو إضمار مآرب ذاتية.
مجالات يسعي إليها ضعاف النفوس
$ السعى للانفراد وحـدهم بعمل معين دون مشاركة آخرين لتحـقيق مآرب خاصة دون ملاحـظة.
$ الحـرص علي أن تكون الأعمال مع أشخاص، أو جهات من خارج المؤسسة ليسهل الاتفاق مع أمثالهم فيها علي ما يضمرونه فى أنفسهم. ويتخذ ذلك أشكالاً عدة منها التفويض لإبرام اتفاقات، أو طباعة سندات مكررة التسلسل باسم المؤسسة، ولكن لحـسابه الخاص، أو تعميد الشركات بتوريد مواد تدفع المؤسسة قيمتها، ويستفيد منها هو.
$ انتهاز فرصة غياب المسؤول للتصرف بحـرية تحـت غطاء الثقة الممنوحـة له.
$ طرح أفكار جديدة فى العمل، مع التهيئة ليتولي هو -فقط- تنفيذها ليجنى من ورائها ما يفيده شخصياً.
$ الكيد لأى زميل يمكن أن يكتشف ألاعيبه، والعمل علي تشويه سمعته، والتخلص من العمل معه، أو إقصائه نهائياً من المؤسسة تحـت ستار تفويته فرص تحـقيق أرباح لها، أو عدم استيعابه للعمل.
كيف تكتسب الثقة؟
أفضل الحـالات أن يكتسب الموظف ثقة المسؤول من خلال خلقه وأفكاره ومقترحـاته وعلاقاته الطيبة مع مختلف المستويات الوظيفية وعائد إنتاجه- وليس طول فترة عمله- وما يضيفه للعمل، ومدي مساهمته فى تكوين صف ثان فى مجال تخصصه. فالاستئثار بالخبرة قد يعنى الرغبة فى عـدم إطـلاع الغير عـلي أسرار المهنة، وربما يكون ذلك غايته تحـقيق نفع شخصى. وهذه دعوة لإضافة عنصر (مدي الحـرص فى استخدام الثقة والدقة فى ذلك) ضمن عناصر تقويم أداء الموظفين، فذلك سيجعلهم يحـرصون علي حـسن استخـدامها، ويفـكرون ألف مـرة قبل التفكير فى استغلالها لصالحـهم الشخصى، أو بصورة تخالف مقصد المسؤولين.
الخلاصة؛ مع أهمية الثقة فى أوساط الأعمال حـيث تمثل عنصراً رئيسياً لسلاسة سير العمل، إلا أن نفوس الموظفين -وهم بشر- تختلف من شخص لآخر، بل قد تختلف بالنسبة للموظف نفسه من وقت لآخر. وأمر سيئ أن يلدغ المسؤول من موظف كان محـل ثقته، ولكن الأسوأ أن يلدغ مرة أخري من آخر قد يستغل نتائج خيانة زميله للأمانة وتجاوزه لحـدود الثقة ليكتسب ثقة أكثر تمهيداً لأمر أكبر. ولعل القاعدة هى عدم الإفراط، أو التفريط فى منح الثقة، مع المتابعة المستمرة لنتائج منحـها، والعمل باستمرار أن تكون إيجابية.