الدليل الشامل في مراجعة العمليات
يهدف "الدليل الشامل فى مراجعة العمليات" من تأليف هارى ر. رايدر، وترجمة ناصر بكر القحطانى، وبابكر الأمير بكر؛ إلي فهم المبادئ الأساسية المتعلقة بتخطيط وتنفيذ مراجعة العمليات. بالإضافة إلي ذلك فهذا الدليل يوفر المعلومات والأسس التى يجب معرفتها؛ ومن ذلك الاستفادة من مفاهيم مراجعة العمليات بصورة فعالة. وهذا الدليل، الذى يقع فى 465 صفحة من القطع المتوسط ومن إصدارات معهد الإدارة العامة بالمملكة العربية السعودية، يقدم المعرفة الأساسية للذين ليست لديهم خبرات، ويعطى التعزيز والمعرفة الإضافيين للذين لهم خبرة سابقة فى مراجعة العمليات. ويحاول الدليل الإجابة علي الأسئلة التالية:
$ ما هى مراجعة العمليات؟
$ متي أقوم بإجراء مراجعة العمليات؟
$ كيف أستطيع القيام بمراجعة العمليات بفعالية وكفاءة؟
$ كيف أقوم بالتغيير الإيجابى كنتيجة لمراجعة العمليات؟
$ كيف أستطيع استخدام أدوات وأساليب مراجعة العمليات لتنفيذ العمليات بصورة اقتصادية وفعالة بشكل مستمر؟
إن المواد الواردة فى هذا الدليل يمكن أن يستخدمها المراجعون الداخليون وغيرهم للقيام بمراجعة العمليات لمخدوميهم، وكذلك يستفيد منها المراجعون الخارجيون فى خدمة عملائهم. بالإضافة لهذا فإن الأدوات والأساليب المقدمة فى هذا الدليل يمكن لأى شخص استخدامها، لتنفيذ العمليات بأكثر السبل اقتصاداً وكفاءة وفعالية.
ومن أهداف هذا الدليل هى كالآتى:
$ زيادة فهم أفكار ومفاهيم مراجعة العمليات، ورفع القدرة علي استخدامها بفعالية.
$ زيادة فهم غرض وآليات إجراء مراجعة أو فحص العمليات.
$ المساعدة فى معرفة العلاقة، وأوجه الاختلاف بين مراجعة العمليات والمراجعة المالية.
$ زيادة المهارات والقدرات المطلوبة لإجراء مهام مراجعة العمليات أو فحوصات العمليات.
$ زيادة إدراك فرص العمليات والمساعدة فى تحديدها.
$ تحسين قدرة المراجع للقيام بمهام مراجعة العمليات أو فحوصات العمليات، فى وضعه أو وضعها الحالى.
ويقول مؤلف الدليل هارى ر. رايدر فى مقدمته؛ فى كثير من المنظمات تتطلع الإدارة العليا اليوم للطرق التى تجعلها أكثر منافسة، ومحافظة علي وضعها فى السوق، أو حتي لمجرد التمكن من البقاء. وكثير من المديرين أحسوا بأن العديد من أنظمتهم التنظيمية معوقة للتطور، وتقعدهم عن النجاح، وهى نفس النظم التى يفترض فيها أن تكون مساعدة مثل:
$ نظم التخطيط طويل وقصير المدي التى نتجت عنها خطط موثقة، ولم تنتج عنها نتائج فعلية.
$ نظم الموازنة التى أصبحت مكلفة من حيث تخصيص الموارد بفعالية، والتحكم فى التكاليف المرتبطة بالنتائج.
$ البناءات التنظيمية التى خلقت هياكل صعبة القياد والتى نتجت عنها نظم غير ضرورية للرقابة والمتابعة.
$ هياكل محاسبة التكاليف التى شوهت التكاليف الحقيقية للمنتج، ونتجت عنها تسعيرة أعاقت القدرة علي المنافسة.
$ النظم الإدارية التى ولدت نظماً حاسوبية وتقارير موسعة دون زيادة فعالية العمليات.
ويضيف المؤلف؛ إن مراجعة العمليات هى أداة تجعل هذه النظم مساعدة حسب القصد وكذلك لتوجيه المنظمة نحو أهدافها. نظرياً يجب أن تعمل المنظمات بطريقة اقتصادية فعالة فى كل الأوقات. وإذا كان هذا هو الحال، فإن أساليب مراجعة العمليات يجب أن تطبق علي أساس مستمر. ويقول المؤلف؛ يجب أن تضع فى ذهنك أن هدف مراجع العمليات ليس هو أن يكون ناقداً للعمليات الجارية، بل هدفه القيام بفحص العمليات، وإعداد برنامج لتحقيق تحسينات إيجابية للعمليات بالتعاون مع الإدارة وموظفيها. هذا يمكن إنجازه بصورة أكثر تأثيراً بالعمل مع موظفى العميل فى المواضع التى يقفون فيها علي النواقص والخلل، ولهم فيها الرغبة علي التعاون. إن فكرة مراجعة العمليات يجب أن تباع كبرنامج داخلى للفحص موجه نحو تحقيق الكفاءات، والاقتصاديات المحسنة التى يتولد عنها المزيد من النتائج العملية.
ويختتم المؤلف؛ إن نجاح مراجع العمليات الفعال يقوم علي ما تم إنجازه، وهذا يعنى تطبيق وتنفيذ التوصيات المقدمة للإدارة. ومراجعة العمليات يجب أن تكون جذابة ومجزية للمراجع. ونتيجة لتعدد الأنواع والتعقيدات المختلفة فى مراجعة العمليات واختلاف المهارات المطلوبة، فإن التخصصات الوظيفية المساعدة تكون غالباً ضرورية لدعم مهارات وقدرات موظفى المراجعة العادية. ويحتوى الكتاب علي ستة فصول؛ الفصل الأول عبارة عن نظرة عامة علي المعايير المهنية والتعريفات والمصطلحات، والثانى بعنوان "مرحلة التخطيط"، والثالث بعنوان "مرحلة برنامج المراجعة"، والرابع بعنوان "مرحلة العمل الميدانى"، والخامس بعنوان "إعداد نتائج المراجعة"، والسادس بعنوان "مرحلة إعداد التقارير".