أهمية تقارير المستشارين
يقدم المستشارون استشاراتهم بأساليب عدة؛ منها ما يكون شفاهة للمسؤول، أو كتابة وفقاً لعدد من الأمور. ومن أشهر الوسائل التى يستخدمونها فى إبداء آرائهم وتقديم توصياتهم (التقارير).
العوامل المؤثرة فى أسلوب تقديم الاستشارات
$ شخصية وتكليفات المسؤولين الذين سيطلعون علي التقارير.
$ أهمية الموضوع.
$ درجة السرعة المطلوبة فى إبداء الرأى.
$ مواهب المستشارين أنفسهم وكفاءتهم.
$ الإمكانات المتوفرة للمستشارين.
$ مدي صحة المعلومات والبيانات المساعدة فى إبداء الرأى والمشورة.
$ وجود أنظمة واضحة تعالج الأمور محل الاستشارة.
$ إمكانية تقييم نتائج الاستشارات.
وتصب معظم الآراء الاستشارية فى تقارير تقدم إلي الجهات المعنية فى جهات العمل، وأغلبها الإدارة العليا، فهل تكون هذه التقارير مختصرة أم مطولة؟
مواصفات تقارير المستشارين
كى يستفاد من تقارير المستشارين، من الضرورى توفر عدد من العناصر فيها، أهمها ما يلى:
$ أن تقدم فى الوقت المناسب، وأن تستغرق وقتاً مناسباً لدراسة موضوع التقرير وإبداء الرأى فيه، فلا يفيد -مثلاً- تقديم تقرير عن مدي فائدة مشاركة المؤسسة فى معرض معين قبل موعده بوقت قصير لا يكفى للإعداد للمشاركة فيه، أو تقديم الرأى بعد افتتاح المعرض فعلاً.
$ أن تلم بجميع الأمور التى لها علاقة بالموضوع، وتتضمن ما يفيد أبعاد الآراء عليها، فينبغى عدم إغفال مختلف المؤثرات فى موضوع التقرير.
$ حسن الترتيب والعرض، بحيث تتيسر عملية مطالعة المسؤولين لها، والوصول إلي ما يريدونه منها دون عناء أو بحث أو استغراق لوقت طويل.
$ تسلسل الأفكار بما يؤدى إلي النتائج، وذلك لكى لا تكون الأفكار مشوشة أو متضاربة أو غير ذات علاقة بموضوع التقارير.
$ مراعاة الأنظمة واللوائح المعمول بها، وأن التمشى وفقاً للأنظمة واللوائح والقوانين يتطلب ليس فقط دراستها جيداً بل تضمين التقارير أية أفكار أو ملحوظات يراها المستشارون مفيدة لتعديل نظام، أو تغيير نصوص معينة، أو حتي اقتراح تعديل أو تطوير القوانين مع المبررات المقنعة لذلك.
$ الواقعية، بحيث تتضمن أفكاراً قابلة للتطبيق، فالإفراط فى المثالية عند إعداد التقارير إن لم يواكبها إدراك واعٍ بالواقع تكون هباءً منثوراً.
$ الترشيد، بحيث لا يكون تطبيق الأفكار التى تتضمنها مكلفاً علي المؤسسة، والمعيار هو المحصلة، أى الفرق بين العائد من تطبيقها وتكلفته.
$ تضمين التقارير سبل متابعة تنفيذ التوصيات الواردة بها ووسائل عملية لذلك، فالتقارير ليست هدفاً فى ذاتها، وإنما لمواجهة وضع معين أو الإسهام فى حل مشكلة معينة أو لدراسة حالة ما.
تصميم التقارير
من الضرورى الاهتمام بتصميم التقارير الاستشارية لتسهيل قراءتها، والوقوف علي محتوياتها وما تتضمنه من أفكار أو توصيات. ويجب أن يكون تصميم التقارير كالآتى:
$ غلاف التقرير، يضم عنوانه، واسم المستشار الذى أعده- أو المستشارين الذين أعدونه. ويمكن أن يختلف الغلافين الخارجى عن الداخلى فى البيانات المدرجة بكل منهما، ويضم الغلاف الخارجى صفة التقرير؛ عاجل، عاجل جداً، سرى، وسرى للغاية.
$ البسملة.
$ تاريخ الانتهاء من التقرير؛ حبذا لو اقترن بتاريخ بداية إعداده فيكتب هكذا مثلاً 2-23-10- ثم السنة ويكون الرقم الأول فى الأيام هو تاريخ تسلم المستشارين للتعميد بإعداد التقرير، والثانى تاريخ الانتهاء منه، وبالتالى يدرك المسؤول المدة المستغرقة فى ذلك.
$ الموضوع؛ ملخص لموضوع التقرير الذى ينتظر المسؤول أو يرغب فى معرفة رأى المستشارين بشأنه.
$ قائمة بمحتويات التقرير؛ وتضم أيضاً الملاحق والوثائق.
$ التوجيه، أى المسؤول -أو الجهة- الذى يوجه إليه التقرير.
$ صُلب التقرير، ويتضمن:
- إشارة إلي أساس الدراسة والتعميد وتاريخه.
- نصوص الأنظمة والقرارات واللوائح ذات العلاقة بالموضوع.
- الجهات ذات العلاقة بالموضوع (خارج المؤسسة وداخلها)، ونتائج الرجوع إليها.
- الدراسات السابقة ذات العلاقة بالموضوع إن وجدت.
- خطة العمل التى اتبعت عند إجراء الدراسة مثل؛ تحديد المشكلة الرئيسية والمشاكل المتفرعة منها، اختيار البدائل الممكنة وفقاً لظروف المؤسسة وسبب اختيار كل منها وترتيب أولوياتها ومتطلبات تنفيذها والمميزات أو العقبات التى يمكن أن تواجه كل منها.
- عرض المعلومات والبيانات التى تم التوصل إليها.
- تحليل البيانات والمعلومات الموثقة.
$ النتائج والتوصيات التى تم التوصل إليها ومتطلبات تنفيذها.
$ خاتمة.
التقارير بين الاختصار والإطالة
يتحكم فى حجم التقارير عدد من العوامل ولا توجد قاعدة عامة لتحديد الحجم المناسب لها، إلا أنه يمكن القول إن التقارير ينبغى أن تتصف بعدد من الصفات أهمها؛ حسن العرض مع البساطة والترتيب والتسلسل المنطقى فى العرض والتحليل والاستنتاج والاختصار غير المخل والإطالة غير المملة وسهولة الإقناع من خلال المؤيدات لوجهة النظر وإرفاق الملاحق والإحصائيات والنصوص التى تخدم النتائج التى وصل إليها التقرير وألا تكون تكلفة تنفيذ هذه النتائج أكبر من العائد منها. ويتوقف حجم التقارير علي عدد من العوامل، من أهمها ما يلي:
$ خبرة المسؤولين الذين سترفع إليهم التقارير، ونتائج مناقشة الموضوع معهم قبل إعدادها، فكلما كانوا حديثى الخبرة، كلما جنح المستشارون للشرح والتفصيل أكثر.
$ خبرة المستشارين، فبعضهم من حديثى العهد بالاستشارات يعمد إلي الإطالة لتكوين انطباع جيد عنه.
$ عدد الملاحق والمرفقات.
$ موضوع التقرير، فمثلاً تقرير عن قضية وظيفية، أو شكوي من أحد العمال لجهة عمله تحتاج إلي إيضاحات أو إجابات علي تساؤلات واستفسارات. وموضوع يتعلق بأهداف المؤسسة أو الاندماج مع مؤسسة أخري يختلف عن دراسة ظاهرة داخلية موجودة داخل المؤسسة.
$ إذا كان الموضوع جيداً أو سبق تناوله لأن الموضوع الجديد يتطلب شرحاً أكثر.
$ عدد الجهات أو الأفراد المطلوب الرجوع إليهم عند إعداد التقارير.
$ الأنظمة والنصوص المعتمدة التى تحكم مواضيع التقارير.
$ دقة تبويب التقارير، ومراجعتها، وحجم الورق المطبوعة عليه.