ترتيب الأوليات .
التنظيم الايجابي يقوم على مرتكزين أساسيين هما : التخطيط وترتيب الأولويات . وقد وضع ( ادوين بلس ) في كتابه ( GET THINGS DONE ) أبجدية ترتيب الأولويات . وكلمة أبجدية هنا مشتقة من ( أ. ب. ج. د ) فهو يرتب الأولويات كما يلي :
أولوية ( أ ): خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة ، وهي الأعمال التي ننجزها من خلال ادارة الأزمات أو بأسلوب المطافىء التي لا تتدخل الا بعد اشتعال الحريق . ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب لأنه لا يحتاج الى تخطيط ، أو لأنهم مجبرون على ذلك .
أولوية ( ب ) : خاصة بالأعمال الهامة وغير العاجلة ، وهي الأعمال التي ننجزها والرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وادارة المستقبل . ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة المدى ، ولأتهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل مقبول ، ولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها من قبل .
أولوية ( ج) : تتعلق بالأعمال العاجلة وغير الهامة ، وهي الأعمال التي ننجزها لارضاء الآخرين ، أو لعدم ادراكنا لضآلة قيمتها ، أو لأننا غير مدربين على ادارة الذات واشتثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة .
الادارة الفعالة للذات تتطلب :
استثمار معظم الوقت في ادارة الأولوية (ب) ، وجزء كبير من الوقت في ادارة الأولوية ( أ) وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج) .
في المجتمعات الأقل تقدما توجد أيضا الأولوية (د) ، وهي تتعلق بالأعمال غير الهامة وغير العاجلة .
وهذه الأنشطة لاتدخل في صميم العمل ، لأنها نتاج الوقت المهدر والمجهود الضائع في أنشطة تضر بالعمل ، مثل : الاتصالات التلفونية الشخصية للحديث في أي شيء ، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل المؤسسة ، والبطالة المقنعة التي تؤثر سلبيا على الروح المعنوية ، والزيارات المفاجئة التي تربك العمل . هذه الأولوية السلبية التي تسود في المجتمعات المتخلفة يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق واستثمار جزء من الوقت المتاح في الأولوية ( ب ) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها التخلص من الأنشطة ( د) .
أعمال اليوم والأسبوع :
بعد أن تعرفت على ( أبجديات ) تحديد الأولويات ، يمكنك استخدامها جنبا الى جنب الأفكار التالية التي ستساعدك على التحكم بعملك اليومي والأسبوعي :
1- خطط لعمل الغد من اليوم ، واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل ، وضع هذه القائمة مبكرا ، يساعدك على بدء يوم العمل بذهن صاف ورؤية واضحة .
2- كن مرنا واستخدم احساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد وتغيير الأولويات طبقا لاحتياجات العمل .
3- حدد موعدا خاصا مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال الهامة جدا ، والتي تحتاج الى تركيز شديد . في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء تلقي مكالماتك ، ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع المقاطعات . خصص مثل هذا الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو لقراءة التقارير والتعليق عليها .
4- لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات ( أ) و ( ب ) واحذر أن تطغى الادارة بأسلوب المطافىء على عملك وحياتك . لا تجعل الأولوية ( أ ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة نشاطات كل يوم ، وخصص بعض الوقت للأولوية ( ب ) مهما وجدت ذلك صعبا في البداية . عندما تقدم الأولوية (ب) ستجني ثمار ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بغض أهدافك طويلة المدى ، والتي ستقلل من اعتمادك على الأولويات الأخرى بالتدريج ولا تنس أن الوقت هو الحياة .