كيف تدير محادثة صعبة؟ : www.منقول.com

إذا كنت تعمل في إدارة الأفراد، أو في الموارد البشرية، أو إذا كنت مهتماً بأصدقائك في مكان العمل، فإنك لا بد وأن تتعرض في يوم من الأيام إلى الخوض في إحدى المحادثات الصعبة.

في بعض الأحيان، يرتدي الأفراد ملابس لا تتناسب مع العمل، أو تكون عاداتهم الصحية غير مقبولة، وقد تقود السلوكيات المبالغ فيها لجذب الأنظار إلى عواقب غير محمودة؛ المكتب الفوضوي يدل على عقلية فوضوية.، وسلة المهملات الطافحة تجلب الحشرات...

اللغة السوقية غير مقبولة في مكان العمل ولا تدل على احترافية، والملابس المبتذلة مكانها الشاطئ والحانات..

هل صادفت أياً من هذه الأمثلة في حياتك العملية؟ إنها أنواع من السلوكيات تصيح بأعلى صوتها منادية على تقويم مسؤول. وإذا كنت أنت المسؤول عن تقويم سلوكيات من هذا النوع كيف يمكنك أن تدير محادثة تقدم فيها نوعاً من التغذية الراجعة للطرف الآخر تتناول تصرفاته في مكان العمل؟

بداية اطلب إذناً في تقديم التغذية الراجعة إلى الطرف الآخر، حتى لو كنت مدير هذا الموظف . ابدأ بقولك أنك تمتلك تغذية راجعة تود أن تتشارك بها معه. اسأل ما إذا كان الوقت مناسباً أو أن الموظف يفضل أن يختار وقتاً آخر لتناول الموضوع ( بعد أن يوضح السبب بالطبع).

استخدم مدخلاً لطيفاً ولا تدخل مباشرة في التغذية الراجعة. امنح الطرف الآخر الفرصة ليستجمع أفكاره من أجل تغذية راجعة ربما تكون مربكة بالنسبة له.

أخبر الموظف أنك بصدد تقديم تغذية راجعة صعبة نوعاً ما. إذا كنت غير مرتاحاً لدورك في المحادثة يمكنك أن تقول له ذلك أيضا، ففي معظم الأحيان لا يقتصر الشعور بعدم الارتياح على الموظف – الطرف الآخر في المحادثة – إذ أن الكثير من المسؤولين يكونون غير مرتاحين لتقديم التغذية الراجعة للموظفين حول عاداتهم وملابسهم.

غالباً ما تجد نفسك أمام مسؤولية تقديم التغذية الراجعة لأن البعض قد تقدم لك بشكاوى حول طريقة ارتداء الملابس أو بعض العادات السلوكية السيئة. حذار أن تقع في فخ تضخيم هذه المثالب بإخبارك للموظف – موضوع الشكوى والذي قررت أن تتحاور معه– إن "هناك عدد من زملائك يشتكون من ..." هذا يسبب حرجاً وإرباكاً لذلك الشخص ويؤثر على محاولته لإصلاح عيوبه بعد التغذية الراجعة التي سوف تقدمها.

أخبره أن تغييره لسلوكياته سيكون له أثر إيجابي على وضعه في العمل بشكل عام وعلى علاقاته بالآخرين بشكل خاص، وقل له أن اختياره المنحى السلبي في عدم التجاوب سيؤثر على عمله ومهنته.

حاول أن تصل إلى اتفاق حول ما سيفعله هذا الشخص لتغيير هذه السلوكيات السيئة. ضع على سبيل المثال تاريخاً معيناً، لنقل غداً على سبيل المثال...

تابع. إن بقاء المشكلة يعني إمكانية الانزلاق أو التراجع؛ قد تحتاج إلى توضيحات أخرى، وقد يكون المزيد من التغذية الراجعة ضرورياً كخطوة ثانية.

كلما كنت بسيطاً وتتميز بمصداقيتك ووثوقيتك بين أفراد العمل لديك، كلما كانت مهمتك في إدارة حوارات صعبة كهذه بسيطة، ومؤثرة وفعالة.

"الذهن المنفتح يعمل على أحسن ما يرام، ولكن ينبغي أن لا يبلغ انفتاحه شأواً لا يستثني شيئاً يدخله أو يخرج منه. يجب أن يقدر على إغلاق أبوابه بين حين وآخر وإلا اعتراه الذهول... هكذا عبّر الأديب البريطاني صاموئيل باتلر عن رأيه في "الانفتاح".

· للصديق على صديقه ثلاث: كتمان السر في حديث الخلق، والمواساة عند الشدة وإقالة العثرة.

· لا تصنع معروفاً في ثلاث: اللئيم .. فإنه بمنزلة الأرض السبخة لا يظهر البذر فيها، والفاحش..فإنه يرى أن ما صنعته فيه إنما مخافة فحشه، والأحمق.. الذي لا يدري قدر ما أسديت إليه.

هل سمعت بالفن الصيني "فنغ شوي" Feng Shui؟ إنه فن يقول بتجديد وضع البناء ومقوماته والأشياء الموجودة داخله في محاولة لخلق الشعور بالراحة والاطمئنان لدى الآخرين. حقق هذا الفن الصيني القديم شعبية متصاعدة في الغرب حتى أن المؤسسات التي تمارس الأعمال الكبرى صارت تلجأ إليه.

إنها طريقة تضمن تدفق الطاقة في البيوت والمكاتب بطريقة متناغمة ومفيدة. يُقال أنه عندما تتدفق الطاقة بسلاسة، تحمل السعادة والسلام والرخاء والفأل الحسن، والعكس صحيح، عندما تبقى الطاقة حبيسة الجسم يشعر الإنسان بالضيق.

وفقاً لمبادئ هذا الفن يتأثر تدفق الطاقة بأسلوب توزيع الأبواب والنوافذ والأثاث والماء وبأشياء أخرى أيضاً مثل شكل الغرفة.

يستطيع ممارسو هذا الفن تحديد الطرق الناجعة في تفادي الأخطاء لتحقيق الأثر المطلوب، فإذا كانت نقودك تنفذ بنفس السرعة التي أتت بها، فقد يكون السبب هو وضع الباب الخارجي للمنزل، وإذا كانت علاقتك مع شريك حياتك في اضطراب مستمر فقد يكون سريرك متوضعاً في الاتجاه الخاطئ. يذكرنا هذا الفن بالتواصل مع محيطنا، فإذا شعرت أن المحيط يعوق عملك بدلاً من تسهيله، فقد تجد في هذا الفن بعض الحلول المثيرة للاهتمام.

كيف تدير محادثة صعبة؟

الناقل : mahmoud | المصدر : www.yanabeea.net