اتخاذ قرار جماعي

الجزء الاول ـــ 12ـــ موقفاً تستدعي اتخاذ قرار جماعي
1.         عندما تكون هناك حاجة إلى الإبداع .
2.         عندما تكون المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار متوفرة لدى كافة أعضاء المجموعة .
3.         عندما يكون قبول الحل من أعضاء المجموعة ضرورياً .
4.         عندما يكون فهم الحل من قبل أعضاء المجموعة ضرورياً .
5.         عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها .
6.         عندما يريد المدير أن يشعر مرؤوسوه بأنهم جزء من عملية الشورى أو يريد أن يبني جسور الثقة معهم .
7.         عندما يتطلب الأمر اتخاذ موافق تنطوي على مخاطرة أكبر لحل المشكلة .
8.         عندما يريد أعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض .
9.         عندما تكون المجموعة كلها مسؤولة عن اتخاذ القرار .
10.       عندما يريد قائد المجموعة أن يستمع إلى آراء مجموعيه حول صلاحية أفكاره .
11.       عندما يتوفر الوقت الكافي أمام المجموعة لتقوم بمداولاتها حول الموضوع .
12.       عندما يفتخر الأعضاء بكونهم ينتمون إلى المجموعة .
ــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الثاني ـــ 15 ـــ مسؤوليات قائد المجموعة الخمس عشرة .
1.         عليك تحضير وكتابة جدول الأعمال .
2.         تأكد من أن مكان الاجتماع مهياً .
3.         جهز كافة المواد المطلوب .
4.         ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط .
5.         راجع جدول الأعمال مع المجموعة .
6.         انتقل من بند لآخر في جدول الأعمال حسب التسلسل الموضوع .
7.         لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول .
8.         لا تترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار .
9.         استمع باهتمام لكل ما يقال .
10.       ارصد الرسائل غير اللفظية .
11.       إذا لا حظت أن الأعضاء لا يتفاعلون مع بعضهم فاطلب منهم توضيح السبب وراء ذلك .
12.       اعمل ملخصاً لكل مرحلة من مراحل الاجتماعي .
13.       أحكم السيطرة على الصراعات والعداوات .
14.       أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الأعضاء أن بإمكانهم التحديث بصراحة وصدق .
15.       اختم الاجتماع بتلخيص ما أنجزته المجموعة ، وإيضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الفصل الثالث ـــ 7 ـــ إرشادات لتحضير جدول أعمال جيدة
1.         حدد تاريخ ومكان وزمن الاجتماعي ومدته .
2.         أبلغ المشاركين بالمهمة الإجمالية أو بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع .
3.         حدد من سيحضر الاجتماع .
4.         اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي .
5.         حدد الوقت الذي سيتم تكرسيه المناقشة كل موضوع .
6.         حدد الدراسات أو المهام المطلوب من كل عضو أن يقوم بها قبل الاجتماع .
7.         وزع جدول الأعمال على الأعضاء الاجتماع بأسبوع على الأقل .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الرابع ــ 11 ــ وسيلة لجعل الأعضاء يقرأون البريد المرسل إليهم
عن الاجتماع قبل انعقاده
1.         أرسل إليهم البريد الذي يجب أن يقرؤوه قبل الاجتماع .
2.         لخص الوثائق المطولة .
3.         اترك مساحات واسعة بين العناوين الرئيسية .
4.         اترك مسافة مزدوجة أو مسافة ونصف بين الأسطر .
5.         حدد الصفحات التي ترسل إلى أعضاء المجموعة بصفحة واحدة .
6.         نوع من النماذج التي تستعملها ومن لون الورق ومن شكل الطباعة ومن توقيت إرسال الرسائل .
7.         اجعل مراسلاتك تتخذ السمة الشخصية .
8.         ضع إشارة أو أبرز الموضيع الأساسية التي يجب قراءتها .
9.         اسمح ببعض الوقت في بداية الاجتماعية ليتمكن الأعضاء من مراجعة الوثائق التي بين أيديهم .
10.       قم بسرعة بتلخيص الوثاق المهمة للأعضاء .
11.       عليك أن تعتبر التعليقات التي يوجهها الأعضاء الذين يبدون أنهم لم يقرؤوا الوثاق على أنها (( نقطة خارج النظام )) .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الخامس ــ 9 ــ طرق لتحسين نسبة الحضور
1.         اجعل الاجتماعات التي تديرها أكبر فاعلية وكفاءة .
2.         ابدأ الأعضاء وأنهه في الوقت المحدد .
3.         زود الأعضاء بمعلومات عن جدول الأعمال .
4.         يجب أن يعقد الاجتماع في المكان والزمان الأكثر ملاءمة للأعضاء .
5.         عليك القيام بتأمين حجرة جذابة للاجتماع وبها أجهزة سيطرة جيدة على المناخ والإضاءة .
6.         قدم طعاما جيدأ وشراباً خلال فترات الراحة أو الغداء .
7.         ادخر أهم ما تريد الإعلان عنه إلى الاجتماع .
8.         اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسة .
9.         قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء السادس ــ 8 ــ طرق لجعل الأعضاء يحضرون في الوقت المحدد
1.         برمج الاجتماعات لتبدأ في أوقات ملفتة للانتباه .
2.         ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد ولا تنتظر الغائبين أو المتأخر .
3.         أغلق الباب عندما يبدأ الاجتماع .
4.         ضع أهم النقاط في رأس جدول الأعمال .
5.         عليك وضع المواضيع التي لها أهمية خاصة عند الذين يحضرون متأخرين في أول الجدول .
6.         اطلب المساعدة من سكرتريا مدمني التأخير .
7.         اطلب مساعدة أعضاء المجموعة المواظبين ( الملتزمين )ليضغطوا على نظرائهم من أجل الالتزام بالمواعيد .
8.         تحدث إلى المخالفين بصفة خاصة .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء السابع ــ 9 ــ طرق لبث الروح في مناقشات المجموعة
1.         اعقد الاجتماعات في الصباح .
2.         قدم غداء خفيفاً إذا كان الاجتماع سيستمر لما بعد الظهر .
3.         اعمل على أن تظل حرارة الحجرة مقبولة وإضاءتها كافية .
4.         كن قائداً مرناً يسهل سير المناقشات وليس قائداً مستبداً .
5.         رتب المقاعد بحيث يكون الاتصال البصري بي الأعضاء أفضل ما يمكن .
6.         اجعل عدد المقاعد مناسباً لعدد الأعضاء .
7.         وجه أسئلة للأعضاء الجامدين حتى تشركهم في النقاش .
8.         ردد أسماء الأعضاء الخاملين خلال النقاش .
9.         أعط الأعضاء مزيداً من المسؤوليات حتى تضمن مصلحة المجموعة ونجاحها .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الثامن ــ 7 ــ طرق لجعل أعضاء المجموعة يقومون بالنقد البناء
1.         كقائد مجموعة ، عليك أن تجعل تقديرك للأفكار والأعمال البناءة معروفاً للجميع .
2.         كن نموذجاً للعمل البناء في إدراتك للاجتماعات .
3.         كافئ التصرفات البناءة .
4.         ضع القواعد التي تحد من السلوك الهدام وقم بمتابعة تطبقها .
5.         كن منصفاً عند مواجهتك للصراعات .
6.         احرص على أن يكون الاحترام متبادلاً بن الأعضاء .
7.         عند الانهماك في حل مشكلة ما شجع أعضاء المجموعة أن يبنوا آراءهم على الآراء التي توصل إليها الآخرون .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء التاسع ــ 7 ــ وسائل لجعل الأعضاء يقومون بالمتابعة بعد انفضاض الاجتماع
1.         أنه الاجتماع بسرد ملخص عن الأعمال التي تم الاتفاق على تنفيذها .
2.         اجعل الشعار السائد في مجموعتك : (( قم بالعمل المطلوب منك في اليوم التالي للاجتماع )) .
3.         سجل الوعود التي تقدم في محضر الاجتماع .
4.         أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من الاجتماع للتذكير لالأعمال المطلوب إنجازها .
5.         إذا وجدت أن النتائج لم تظهر بعد ، اتصل بالأعضاء لترى إذا ما كانوا يحتاجون لمساعدتك .
6.         ضمن جدول الأعمال تقريراً عن الوضع الذي وصلت إليه كافة الأعمال التي تم الاتفاق عليها في الاجتماع السابق .
7.         استشر مساعدي الأعضاء الذين تخلفوا عن أداء الأعمال المطلوبة منهم .
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء العاشر ــ 15 ــ طريقة لزيادة أهميتك في الاجتماع
1.         كن متواجداً في مكان الاجتماع في الوقت المحدد .
2.         اجلس بحيث تكون قبالة قائد المجموعة .
3.         كن مستعداً للاجتماع .
4.         شارك في أحداث الاجتماع .
5.         لا تحتكر النقاش .
6.         أحس الإصغاء لتفهم ما يقال .
7.         تكلم بحيث يفهمك الجنيع .
8.         التزم بجدول الأعمال .
9.         ابن أفكارك على أفكار الآخرين .
10.       كن متفائلاً حيال المجموعة .
11.       واجه المجموعة واستشر روح التحدي لديهم .
12.       قم بنقد الآراء وليس الأشخاص .
13.       لا تستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة .
14.       لتتسلم قيادة المجموعة عند الضرورة .
15.       أنجز الأعمال المطلوب منك متابعتها .
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الحادي العاشر ــ 10 ــ أسئلة عن اجتماعات الموظفين
1.         هل يقوم الأعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية ؟
2.         هل يتم فحص الآراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها ؟
3.         هل استغل وقت الاجتماع بشكل جيد ؟
4.         هل تم حل الاختلافات في وجهات النظر بصورة بناءاة ؟
5.         هل يصغي الأعضاء لبعضهم بعضاً ويبنون آراءهم على آراء الآخرين ؟
6.         هل يسود جو الثقة في الاجتماعات ؟
7.         هل يشارك كل عضو بالحدث في كافة المواضبع المهمة المطروحة للنقاش ؟
8.         هل يغادرون الاجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيفية التي سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع ؟
9.         هل المناقشات ذات الطابع السري تظل سرية بعد الاجتماع ؟
10.       هل توافق على الطريقة التي تداربها الاجتماعات ؟
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الجزء الثاني العاشر ــ 13 ــ سؤالاً عن أعضاء الاجتماع
1.         في اجتماعات العمل هل يتجاهل الأعضاء مساهمات الآخرين ؟
2.         خلال جلسات العمل هل يقوم الأعضاء بطرح أفكارهم الشخصية دون البناء على أفكار الآخرين ؟
3.         هل تتسرب المناقشات ذات الطابع السري لغير الأعضاء ؟
4.         هل هناك شبكات اتصال شخصي بين أعضاء المجموعة وإدارة الشركة ؟
5.         هل ينتقد الأعضاء بعضهم بعضاً من وراء ( الكواليس ) ؟
6.         هل ينتقد الأعضاء بعضهم بعض أمام وسائل الإعلام أو في القاءات العامة ؟
7.         هل يؤدي النقد المباشر إلى الهجوم الشخصي ، أو اتخاذ موقف المدافع ، أو التنابذ أو الجدال ؟
8.         هل الأعضاء مختلفون حول فهمهم لدور المجموعة وكيفية استغلال الوقت ؟
9.         هل يعتبر الأعضاء أنفسهم يمثلون جهات مختلفة بدلاً من اعتبار أنفسهم أجزاء من فريق ؟
10.       هل لدى الأعضاء أهداف متناقضية لدور الشركة ؟
11.       هل الأعضاء مختلفون حول الطريقة التي يجب أن تدار بها الاجتمعات ؟
12.       هل يقوم الأعضاء بمقاطعة الاجتماعات ليعبروا عن استيائهم من مجريات الأمور ؟
13.       هل الاختلافات بين الأعضاء واسعة جداً فيما يتعلق بفاعلية إدارة الشركة ؟