فــن إدارة الوقــت

• مقدمات قبل البدء :

1. لو فرضنا أن أحدهم عاش 70 سنة وكان يضيع من وقته يومياً خمس دقائق ، ضاع من عمره ثلاثة أشهر .
2. سمات الرجل الجاد: هل هو الذي دائماً مشغول ، يأخذ عمله إلى منزله ، هل هو الذي لا يضيع وقت الآخرين ، هل هو الذي يفوض الآخرين ويشرف عليهم ، الذي يتخذ القرارات بسرعة ، هل هو الذي يحقق النتائج المطلوبة في الوقت المحدد ؟ 
فالأول إلى السادس الجواب يكون لا.. والأخير هو ذلك الرجل الجاد .
3. كثير من الشباب يدرك أهمية الوقت ولكن ذلك الإدراك للأسف نظري فقط .
4. كثير من الشباب يفرح باستغلال بعض الوقت ولا ينظر إلى الأوقات الضائعة لأن الأصل ألا يكون هناك وقت فراغ .
5. متى يصبح الوقت عند الإنسان ثمين ؟ .. إذا كان هنا هدف يريد تحقيقه .
6. ما هي علامة الوقت الضائع اليومي ؟ هو الوقت التي تشعر بعده بشعور سيئ .
7. بلغ حد الاستهتار في الوقت أنه عندما يريد أن يواعد إنسان يقول له في الساعة الخامسة..
8. إن الاهتمام بالمحافظة على الوقت مطلب شرعي وليس قضية تطوعية أو مباحة .
9. إن الإنسان لو تدبر عمره لوجد عمر محدود ولكن الشباب يٌغر فعمر الإنسان الحقيقي الثلث .
10. يقول بعض العلماء والأدباء: إذا أردت أن تنجز أعمالك فحدد هدفاً واحد واجتهد فيه والنتيجة النجاح بإذن الله .
11. اجعل شعارك دائماً أن تسأل نفسك ماذا  عملت في وقت فراغي .
12. بحث علماء النفس في الطاقة البشرية ما مقدار قوتها فتوصلوا على أن الإنسان يحوي من الطاقة المختزنة الشيء الكثير . قالوا لو فجر الإنسان هذه الطاقة لحصل شيء غير عادي.
13. يقول المثل تسود الفوضى عندما نترك الوقت للمصادفة .
14. حافظ على وقتك جيداً احرسه وراقبه لان الوقت ينسل من أصابعك كالأفعى الناعمة .
15. إن العمر الحقيقي للإنسان هو ليس السنين الذي يقضيها من عمر الولادة إلى الوفاة ولكن عمره الحقيقي ما يكتب عند الله من عمل الصالحات وفعل الخيرات .
16. تذكر السؤال  عن الوقت يوم القيامة .
17. هذا الموضوع يهم طائفة من الناس وهم الذين يشعرون أنت الوقت المتاح لا يكفي لقضاء كل الأعمال والطموحات فهم بحاجة إلى قواعد لتنظيم الأوقات وفن إدارتها .
18. حتى لا نبدد وقتك ونحن نتحدث عن الوقت وأهميته تمهل قليلاً ثم تأمل هذه الأسئلة وأجب عليها: 

• هل تردد كثيراً ليس لدي وقت لإنجاز ما أود القيام به ؟

• هل تتأخر عن مواعيدك ؟

• هل تأخذ المهمات التي تقوم بها وقت أكبر مما تحدده لها ؟

• هل تتضارب مواعيدك مع بعضها ؟

• هل تقدم العمل الذي تحبه على العمل الأهم ؟

• هل تفاجئك الأزمات وبعدها تتصرف وتتخذ الإجراءات حسب ما تسمح لك الظروف ؟

إذا كانت الإجابة كلها بلا فأنت لست بحاجة إلى الاستماع لهذا الدرس فأنت أحد شخصين :
إما أنك منظم جداً وتعرف كيف تستغل وقتك جيداً ، وإما أنك أصحاب أهداف متدنية .
وأما إذا كانت الإجابة بنعم ولو على تسائل واحد فأهلاً بك في مصحة إدارة الوقت ولكن قبل أن ندخل سوياً هذه المصحة هل تعترف بأنك مريض .

• قواعد فن إدارة الوقت :

 القواعد النظرية :
1. انطلق بقوة لكن بحكمة . والحماس مطلوب لكن مضبوط . قال ابن القيم: " فإن العزائم والهمم سريعة الانقباض والله سبحانه وتعالى يعاقب من فتح له باب من الخير فلم ينتهزه بأن يحول بينه وبين قلبه وإرادته " .
2. اعتقاد التفرغ من المشاغل في مستقبل الأيام وهم وسراب . 
3. روح عن نفسك فإن القلب إذا كلّ تعب..عمي. قال أبو الدرداء: " إني لأستجم لقلبي لشيء من اللهو ليكون أقوى لي على الحق" وقال ابن مسعود:" لا تكره قلبك إن القلب إذا أكره عمي" .
4. من شغل نفسه بغير المهم ضيع المهم وفت الأهم . اعلم أن رأيك لا يتسع لكل شيء ففرغه للأهم ، وأن مالك لا يغني كل الناس فخصه لأهلك ، وأن ليلك ونهارك لا يستوعبان حاجتك . كان الخليفة المأمون يوصي بعض بنيه فيقول: أكتب أحسن ما تسمع ، واحفظ أحسن ما تكتب ، وحدث بأحسن ما تحفظ " .
5. لكل وقت ما يملأه من العمل بمعنى أن لكل وقت واجباته فإذا فعلت في غير وقتها ضاعت .      وجاء في وصية أبو بكر عندما استخلف:" إن لله حق بالنهار لا يقبله بالليل ولله في الليل حق لا يقبله في النهار ".
6. تحكم في الوقت المتاح ولا تجعل الوقت هو الذي يتحكم فيك .
7. أهم قاعدة في إدارة الوقت هي الانضباط الذاتي فأول طريق للنجاح في الحياة هو نجاحك في ضبط ذاتك .
8. اعمل بطريقة أذكى لا بمشقة أكثر .
9. سيطر على حالاتك النفسية .
10. استغل وقت مواصلاتك أو قم بإلغاء المواصلات .
11. الجرأة على الاعتذار فقد يصل الحال في بعض الأحيان إما الاعتذار أو ضياع الأوقات .
12. عود الآخرين على احترام وقتك .

القواعد العملية:
1. يجب أن ينطلق الإنسان في تنظيمه لوقته من واقعه .
2. لكي توفر وقتاً اصرف وقتاً في البداية .
3. داوم العطاء ولو كان قليلاً يكون منه ما يعجز .
4. وضع جدول لما ستفعله في هذا اليوم وقبل ذلك اسأل نفسك سؤالين :

أ.هل هذه الأعمال التي ترتبها من مرضاة الله ؟
ب.كيف أعمل هذا العمل على الوجه الأمثل ؟

ومن فوائد وضع الجدول: أنه يشعر الشخص بأي إنحراف يصرف الوقت لأنه يسير على خطة ... ويراعى في هذا الجدول ما يلي : 

أ. قم بتجديد القائمة يومياً. 
ب. ضع القائمة تحت نظرك. 
ج. استعن دائماً بنظام الأولويات . 
د. اجعل لائحتك شاملة .
هـ.افحص القائمة بشكل منتظم. و.تحديد الأمور الثابتة في وقت الإنسان . 

وبعض الناس يعمل الجدول فيفشل فمن أسباب ذلك: 

أ. أن بعض الناس يلجأ إلى تخطيط كل دقيقة في هذا اليوم وهذا أمر خاطئ. 
ب. ألا تكون مثالي أكثر من اللزوم . 

ومن وسائل تعويد الإنسان على الدقة: 

أ.أن ينطلق بقوة لكن بحكمة . 
ب. أن يتعود مع أشخاص آخرين فتكون التربية جماعية . 
ج.عدم عمل أي استثناء في البداية قبل أن يصل الأمر إلى الجذور.

5. لا تقسم وقتك على شكل ساعات ولكن على شكل فترات .
6. الواقعية فعندما نخطط لأهداف في الإجازة فنقول الصباح مثلاً 8 ساعات للقراءة فهذا غير واقعي .
7. كذلك لا بد من التخطيط للمشاوير. ولا بد في هذا من ثلاث عناصر: ما هي الأشياء التي أشتريها؟ متى ؟ كيف ؟ .
8. عندما يكون وضع برنامجك اليومي اختياراً نوع أعمالك كي لا تصاب بالملل.
9. اترك وقتاً في برنامجك للطوارئ التي لا تتوقعها .
10. دون في دفتر ملحوظاتك ما يضيع من وقتك خلال يوم وهكذا لمدة أسبوع ثم لمدة شهر ثم قم بإحصاء ما ضاع منك خلال عام .
11. خذ قسطاً وافراً من الراحة والتمارين والتغذية .
12. عليك أن تعرف ما هي الفترات التي يكون فيها نشاطك متدنياً لتنجز فيه الأعمال السهلة.
13. قم بتفويض أو توزيع المهمات ، فالأفضل أن تستخدم عشرة أشخاص للعمل بدلاً من أن تقوم بعمل عشرة أشخاص .
أسباب الإعراض عن التفويض: 

أ.عدم الثقة بالآخرين. 
ب. المركزية التي يتشبع بها بعض الأشخاص. 
ج.الرغبة في تحقيق أكبر قدر ممكن من النجاح .

14. تحويل الاجتماعات الفارغة إلى مجالس نافعة .
15. احرص على أن تستفيد من وقت الانتظار.
تنبيه: جرب أن تجتنب الانتظار أو الشراء في الأوقات المزدحمة وحاول أن تخرج مبكراً .
16. قتل مضيعات الأوقات في مهدها .
17. ضبط تخصيص الوقت وتعريفه: العمل المناسب في الوقت المناسب.
18. التخطيط.

أ.إخفاقك في التخطيط هو تخطيط للإخفاق. فمن الناس يفضل ويقد الأشياء العملية على الذهنية وهذا لا يعني أنه على صواب وذلك لأن الإنسان فيه غريزة حب الإنجاز.
ب.العمل بدون تخطيط يأخذ وقت أطول من أن يستحق. 
ج.من يعمل العمل من دون تخطيط تقنعه أقل النتائج بخلاف من يخطط فإنه لا يرضى إلا بأكبر قدر ممكن من النجاح. د.التخطيط الجيد يلزم عناصر (ماذا، متى ، أين، مَن ، ما ) ماذا يجب أن أعمل؟ متى يجب أن أعمله؟ أين يجب أن أعمله؟ ومن الذي يقوم بالعمل؟ وما مقدار الوقت اللازم للتنفيذ؟

•  كيف نخطط؟ 

أ. حدد الأهداف ورتبها حسب الأهمية والأولوية . 
ب. تجنب الارتجالية في وضع الخطة. 
ج. وضع احتياطات عند فشل النشاط لاستثمار الوقت. 
 

• طرق توفير الوقت بواسطة التخطيط:

أ.التزام بأهداف سنوية للتطوير.
ب.لا تقوم بأكثر من عمل واحد في نفس الوقت.
ج.اقضي عشرين دقيقة في بداية كل أسبوع وعشر دقائق في بداية كل يوم وأنت تخطط قوائم للأعمال التي ستقوم بها. 
د. ضع أهداف للموظفين ليقوموا بإنجازها عند غيابك.

× تقسيم الأمور:
× نظرية هامة:
إن 20% من الأشغال التي في ذهنك لها 80% من الأهمية ، و80% من الأشغال التي في ذهنك لها20% من الأهمية.

• مضيعات الأوقات:

 يعد أي عمل مضيع للوقت إذا أدركت أنت أنه كذلك.
كل وظائف غير ملائمة لوقتك فهي مضيعة له.
الوقت لا يضيع بنفسه وإنما يحتاج من يضيعه.
تنقسم مضيعات الأوقات إلى قسمين:

أ. مضيعات خارجية: (الأصدقاء ، أفراد الأسرة ، قراءة الصحف).
ب. مضيعات داخلية: مصدرها الإنسان ذاته وعاداته ومنها التسويف وضعف التخطيط وعدم القدرة على قول لا…

• أهم مضيعات الأوقات:

1. الزوار: الفرق بين الزيارة والعيادة؟ … يمكن التقليل من الآثار السلبية للزوار بإتباع ما يلي:

أ.المكتب المريح يغري الزوار بإطالة الجلوس. 
ب.عدم الدخول مع الزائر في مسائل غير ضرورية أو فتح موضوعات طويلة.
ج.التحدث مع الزائر واقفاً.
د. الصراحة والوضوح مع الضيف.
هـ.عدم تبني سياسة الباب المفتوح.
و. تعلم أن تقول لا بلباقة.

2. الهاتف: ومن الطرق لقضاء وقت أقل على الهاتف ما يلي:

أ. حاول الانتهاء من الأحاديث الإجتماعية بأقصر وقت. 
ب. حدد الموضوع الذي ستبحثه قبل إجراء المكالمة. 
ج. قف عندما تتكلم. 
د. لا تسمح للمحادثة أن تخرج عن الموضوع الذي أجريت من أجله.
هـ. فوّظ الآخرين بإجراء المكالمات والرد عليها بدلاً منك .
و. تخصيص وقت معين في اليوم أو الأسبوع لإجراء مكالماتك الهاتفية. 
ز. التعرف على أوقات من تريد الاتصال بهم لتعرف أنسبها . 
ح. إنها الكالمة بعد تحقق الغرض منها. 
ط. المبادرة بالاتصال لمن يتوق أن يتصل بك ومن عادته الإطالة في الكلام. 

3. التلفاز.
4. الحاسوب. 
5. الإنترنت. 
6. بدء العمل بصورة ارتجالية من دون تفكير أو تخطيط.
7. التفويض غير الفعال. 
8. القراءة غير المفيدة. 
9. تراكم الأوراق وكثرتها وعمد ترتيبها. 
10. المجاملة في إهداء الوقت لكل من هبَّ ودبّ. 
11. عدم الإلتزام بمواعيد محددة لإنهاء الأعمال. 
12.الانغماس في الدنيا وشهواتها. 
13. كثرة النوم.
14. الأكل والكلام إذا زادت عن حدها. 
15. تضييع الأوقات في الحمامات .

• عوامل مساعدة على حسن التطبيق: 

1. لا بد بالإقرار بالصعوبات التي تواجه عملية التغيّر.
2. لا بد من القناعة التامة بإيجاد أفضل طريقة لإدارتك لوقتك .
3. التحمس المنضبط للسلوك الجديد فلا بد أن تتفاعل معه وتعيش.
4. الاستمرار فيه على الدوام فلا يكفي الحماس فيه فلا بد من دوامه وإن قل.
5. عدم الخروج عن تطبيق هذه الطريقة.

• تنبيهات مهمة للخروج بأحسن النتائج: 

1. بهذه القواعد تقضي على النسيان. 
2. كذلك بهذه القواعد يٌعرف أهمية كل عمل.
3. بهذه القواعد يٌعرف الحجم للعمل المراد إنجازه.
4. بهذه القواعد يٌعطى كل عمل تريد تنفيذه ضعف الذي تتوقع أن تنجزه .