الهيكل التنظيمي
عرف الهيكل التنظيمي ؟
هو شكل يوضح المستويات الإدارية وخطوط السلطة والعلاقة بين الوحدات الإدارية.
ما فائدة الهيكل التنظيمي؟
1- المساعدة في تنفيذ الخطط بنجاح وتحقيق الأهداف.
2- تسهيل تحديد أدوار الأفراد في المنظمة ويحدد من يمتثل لمتطلبات المنظمة وليس العكس.
3- المساعدة في اتخاذ القرار وممارسة القوة.
ما هي الخصائص الثلاث الرئيسية للهيكل التنظيمي وما فائدة كل منها والعلاقة بين هذه الخصائص؟
1- التعقيد : يتكون من ثلاث عناصر هي التمايز الأفقي أي تعدد وتنوع الأنشطة التنظيمية – والتمايز الرأسي أي عمق الهيكل التنظيمي ويقاس بعدد المستويات التنظيمية – والتمايز الجغرافي أي مدى الانتشار والتوزيع الجغرافي لعمليات المنظمة وأنشطتها.والهيكل التنظيمي يكون معقدا كلما زاد واحد أو أكثر من أنواع التمييز الثلاثة فيضع عبئا على المديرين.
2- درجة الرسمية : تشير إلي مدى اعتماد المنظمة على القوانين والأنظمة والقواعد والقرارات والمعايير في توجيه وضبط سلوك الأفراد أثناء العمل ويعيبها إعاقة نمو الشخصية الناضجة المبدعة.
3- المركزية : تشير إلي موقع ومكان اتخاذ القرارات في المنظمة وتوزيع القوة .
العلاقة بين المركزية والرسمية والتعقيد:-
- اللامركزية معقدة جدا والعلاقة عكسية بين المركزية والتعقيد.
- وبين المركزية والرسمية النتائج متضاربة وغامضة وعلاقة طردية وعكسية أحيانا.
- الرسمية والتعقيد تؤدى للرقابة الشديدة والسيطرة وكلما زاد التمايز زادت الإجراءات لضبط السلوك.
ما هي الجوانب الرئيسية للهيكل التنظيمي؟
1- توزيع الأعمال والمسئوليات والسلطات بين الأفراد.
2- تحديد العلاقات لمن يتبع كل شخص ومن هم الأشخاص الذين يتبعون له وتطبيق نطاق الإشراف.
3- تجميع الأفراد في أقسام والأقسام في دوائر والدوائر في وحدات أكبر وهكذا.
4- تفويض السلطات وتصميم الإجراءات لمراقبة القيد بذلك.
5- تصميم الأنظمة والوسائل لضمان تحقيق الاتصال الداخلي الفعال ومشاركة الأفراد صنع القرار والتفاعل مع الجمهور وتقديم منتجات جيدة.
6- توفير القواعد والوسائل اللازمة لتقييم أداء العاملين.
وضح ما هو تصميم العمل ؟ وماذا يقصد بـ نطاق العمل وعمق العمل؟
تصميم العمل : يعتبر من أهم قرارات تصميم الهيكل التنظيمي وأكثرها صعوبة وتعقيدا, وتتضمن عملية تصميم العمل تحليل العمل لتحديد محتويات العمل ومتطلباته و ظروفه وعلاقات العمل بين الأفراد بشكل موضوعي .
نطاق العمل : هو مدى تنوع مهام وواجبات العمل.
عمق العمل : يعني مدى الاستقلالية و الحرية والاجتهاد التي يتمتع بها من يقوم بأداء العمل.
ناقش الأسلوب الآلي وأسلوب تكبير العمل وأسلوب التدوير الوظيفي؟
الأسلوب الآلي : يستند للحركة العلمية أي يتضمن العمل مهام محددة جدا يتم انجازها وفق إجراءات ومعايير محددة لإنتاج عالي و تدريب سهل للعاملين ولكن نتائجه السلبية ارتفاع الدوران الوظيفي ونسبة الغياب والإصابات والشكاوى.
أسلوب تكبير العمل : يتم خلاله زيادة التنوع في المهام للتغلب على الإرهاق والمعنويات المتدنية واللامبالاة الناتجة عن التخصص المفرط وقد حقق بعض الإيجابيات في العمل ولم يحقق الكثير في مجال الحوافز مثل الشعور بالاستقلالية والانجاز.
أسلوب التدوير الوظيفي : أي يتنقل العامل من عمل لآخر حتى لا يشعر بالملل والروتين ومن خلال زيادة تنوع مهام العمال أيضا , لكن هذا الأسلوب لم يحسن مستوى أداء الفرد ورضاه لأن التدوير لعدة أعمال روتينية متنوعة مثل العمل الروتيني الواحد.
اشرح أسلوب إثراء العمل وما هي خصائص العمل التحفيزي؟
إثراء العمل :- أن العمل ذاته يمكن أن يشكل حافزا هاما للفرد إذا كان العمل قيما ويتضمن تحديا وتنوعا وتحمل المسئولية وزادت حريته فسيبذل الفرد الجهد لتحقيق أداء أفضل .
خصائص العمل التحفيزي:-
1- تنوع المهارات : مدي ما يتطلبه العمل من قدرات و مهارات للقيام بالواجبات.
2- هوية التحقق من العمل : مدي انجاز وحدات كاملة من العمل يمكن التعرف عليها والتحقق منها.
3- أهمية الواجب : مدي تأثير العمل على أعمال وحياة الأفراد الآخرين داخل المنظمة وخارجها.
4- الاستقلالية : مدي توفير العمل للعامل من حرية تصرف في جدوله العمل وتحديد الإجراءات وغيرها.
5- التغذية الراجعة / معرفة النتائج : مدى اطلاع العامل على مستوى أدائه لعمله وفاعلية جهوده الوظيفية.
6- التفاعل أثناء العمل : مدى تفاعل الفرد مع غيره في أدائه لعمله.
ماذا نقصد بالتمكين؟
هو عبارة عن عملية توزيع مسئولية اتخاذ القرارات والاستقلالية في المستويات الدنيا من السلم الهرمي , ومن النادر أن يتم التركيز على الأفراد لاتخاذ القرارات ولكن غالبا يتم إنشاء فرق العمل لهذا الغرض.
ناقش أساليب تصميم العمل على أساس فريق العمل؟
يعتمد أساسا علي فريق عمل مكون من عدة أفراد مستقلين تاما ( إدارة ذاتية ) يتشاركون المشاكل لحلها وتحديدها وتقدم الجماعة مقترحات للإدارة.
ما هي بعض الأساليب الحديثة في تصميم العمل؟
1- تصميم الأعمال على أساس فريق العمل أي مجموعة صغيرة من الأفراد يقومون بأعمال متشابهه ويجتمعون أسبوعيا لمناقشة العمل وتحديد المشكلات والحلول لها.
2- التمكين أي عملية توزيع مسئولية اتخاذ القرارات في المستويات الدنيا من السلم الهرمي.
3- تطبيق بدائل لجدولة العمل مثلا العمل أربعة أيام فقط بالأسبوع , ساعات عمل مرنة , مكان عمل مرن كالمنزل أحيانا وتقاسم العمل مع الزملاء.
قارن بين التنظيم الوظيفي والتنظيم علي أساس المنتج؟
التنظيم الوظيفي والتنظيم علي أساس المنتج
تعريف يستخدم التنظيم الوظيفي في المواقف والحالات المستقرة وغير المتغيرة والمنظمات ذات المنتجات أو المناطق المتجانسة غير المتنوعة بحيث تختص كل وحدة تنظيمية بوظيفة معينة كإنتاج, و تسويق.
يستخدم التنظيم على أساس المنتج حين يكون المشروع كبير ومنتجاته أو المنتفعون أو الأسواق متنوعة بشكل كبير وفي الحالات غير مستقرة التي تتطلب درجة عالية من الحساسية والمتطلبات.
مزايا - كفاءة الأداء وتقليل الجهود وتخفيض النفقات.
- سهولة تريب الأفراد لأن الأعمال المتشابهة في وظيفة واحة.
- يساعد الإدارة العليا في ممارسة الرقابة علي الأعمال.
- يساعد المشرف في عملية الإشراف وانجاز العمل. - تركيز الاهتمام والجهود علي خطوط الإنتاج.
- تركيز السلطة والمسئولية في وحدة تنظيمية واحدة.
- تحديد المسئولية عن الأرباح.
- تسهيل تحديد الأداء وقياسه.
- يوفر أساسا جيدا لتدريب مديرين.
سلبيات - ميل المختصين للتركيز على أهداف إدارتهم وإغفال أهداف المنظمة.
- تقع المسئولية علي الرئيس.
- زيادة أعباء رئيس المنظمة.
- صعوبة عملية التنسيق بين الأنشطة الرئيسية كلما توسعت المنظمة. - ارتفاع التكاليف نتيجة ازدواجية الجهود.
- يتطلب أعدادا كبيرة من الأفراد ممن لديهم قدرات إدارية.
- يزيد من صعوبة ممارسة رقابة فعالة من قبل الإدارة العليا.
في أي الحالات يستخدم التنظيم الوظيفي , وفي أي الحالات يستخدم التنظيم علي أساس المنتج؟
يستخدم التنظيم الوظيفي في المواقف والحالات المستقرة وغير المتغيرة والمنظمات ذات المنتجات أو المناطق المتجانسة غير المتنوعة بحيث تختص كل وحدة تنظيمية بوظيفة معينة كإنتاج, و تسويق.
يستخدم التنظيم على أساس المنتج حين يكون المشروع كبير ومنتجاته أو المنتفعون أو الأسواق متنوعة بشكل كبير وفي الحالات غير مستقرة التي تتطلب درجة عالية من الحساسية والمتطلبات.
اشرح باختصار التنظيم علي أساس المنتفعين, والتنظيم علي أساس جغرافي؟
التنظيم علي أساس المنتفعين : محور اهتمام المنظمات خدمة جمهور المنتفعين من سلع وخدمات ويتم تجميع مختلف الأعمال التي توجه لفئة معينة أو سوق معين في وحدة تنظيمية واحدة .
ومن أهم مزايا هذا التنظيم انه يساعد المنظمة على إشباع رغبات المنتفعين أو السوق المحددة ومن أهم سلبياته صعوبة التنسيق بين الوحدات التنظيمية القائمة على هذا الأساس وبين الوحدات التنظيمية القائمة على وحدات أسس أخري .
التنظيم علي أساس جغرافي : يستخدم هذا التنظيم في الحالات التي تبيع المنظمة منتجاتها وخدماتها إلي مناطق جغرافية متعددة فتجمع الأعمال بمنطقة جغرافية واحدة ويديرها رئيس واحد.
ومن أهم مزايا هذا التنظيم انه يحدد المسئولية في المستويات الدنيا من المنظمة ويهتم بالسوق والمشاكل المحلية ويساعد بسرعة لاتخاذ القرار , ومن أهم سلبياته صعوبة التنسيق بين المناطق الجغرافية وقيام بعض المناطق بمخالفة السياسة العامة وصعوبة الرقابة.
عرف نطاق الإشراف , وما هي العوامل المؤثرة فيه وناقش علاقة نطاق الإشراف بالهيكل التنظيمي؟
نطاق الإشراف : يشير إلي أن هناك حدا أقصي لعدد المرؤوسين الذين يستطيع الرئيس أن يشرف عليهم بفعالية , وأن هذا العدد ليس ثابتا بل يتوقف علي عدة عوامل.
العوامل المؤثرة فيه : قدرات الرئيس – قدرات المرؤوسين – طبيعة عمل المرؤوسين – مدي التفاعل بين الرئيس والمرؤوسين – حجم الأعمال غير الإشرافية التي يكلف بها الرئيس – مدي تكرار حدوث المشكلات الجديدة في العمل – مدي التوسع في تطبيق الرسمية في المنظمة.
علاقة نطاق الإشراف بالهيكل التنظيمي : هي علاقة عكسية بين نطاق الإشراف وعدد هذه المستويات فكلما تقلص نطاق الإشراف زاد عدد المستويات التنظيمية في الهيكل التنظيمي والعكس صحيح أيضا وكلما زاد عدد المستويات التنظيمية أصبح السلم الهرمي طويلا في حين توسيع نطاق الإشراف يؤدي إلي هيكل تنظيمي منبسط.
وضح ما هية السلطة التنفيذية والسلطة الاستشارية والسلطة الوظيفية والعلاقة بينهما؟
السلطة التنفيذية : تستمد من علاقة الرئيس – المرؤوس.
السلطة الاستشارية : تستند إلي الخبرة .
السلطة الوظيفية : تستمد من الوظيفة وتتم ممارستها من قبل الرئيس ( المدير ) على وحدات لا تتبع له مباشرة.
العلاقة بينهما كلما زادت السلطات الوظيفية الممنوحة لمديري الوحدات الاستشارية تقلصت سلطات مديري الوحدات التنفيذية ( الإنتاج والتسويق والمالية) مما يجعلهم غير قادرين على الاضطلاع بمهامهم ومسؤولياتهم , لذا يجب استخدام السلطة الوظيفية في حدود معقولة وعند الحاجة.
ما هي استراتيجيات ووسائل التنسيق المختلفة؟
1- الوسائل الإدارية الرئيسية وتظم التسلسل الرئاسي والسياسات والخطط والأهداف و غيرها. وتصلح حين تكون الحاجة للتنسيق ضئيلة.
2- تقليص الحاجة للتنسيق من خلال إيجاد موارد فائضة وإيجاد وحدات مستقلة.
3- زيادة قدرات المنظمة علي التنسيق من خلال توسيع وتطوير المعلومات الرأسية وتوصيلها للمستويات الإدارية المختلفة وانشأ علاقات أفقية بالاتصال المباشر واللجان وفرق العمل المؤقتة.