( إدارة البيئة الخارجية للمنظمة )
عرف مفهوم البيئة؟
هو نظام مفتوح فيه حدود بين منظمة ومنظمة عوامل محيطة يصعب حصرها وبعضها يؤثر والبعض لا يؤثر في المنظمة.
- عرفها روبنز" جميع العوامل والمتغيرات الواقعة خارج حدود المنظمة"
- عرفها روبرت مايلز" خذ الكون واطرح منه النظام الفرعي الذي يمثل المنظمة فيكون الباقي هو البيئة"
- عرفها الكاتبان وورن و فوغ " تلك الأحداث والمنظمات والقوى الأخرى ذات الطبيعة الاجتماعية والاقتصادية والتكنولوجية والسياسة الواقعة خارج نطاق السيطرة المباشرة للإدارة"
اشرح بإيجاز علاقة البيئة بالمدير؟ ( يعني لماذا تعتبر هامة بالنسبة للمدير)
البيئة تتضمن مخاطر وتهديدات وتوفر فرص لتساعد المنظمات ولها تأثير هام واضح علي المنظمة وعندها ينبغي علي المدير أن يتكيف ويتعامل مع متغيرات البيئة وممكن أن تزيد أهمية البيئة لقلة الموارد وتزيد المنافسة.
ما هو تصنيف البيئة؟
البيئة الجزئية = داخل المنظمة ومكوناتها العاملين والموارد والسياسات والخدمات .
البيئة الوسطية = تربط المنظمة بالبيئة الخارجية \ الموردين والوكلاء.
البيئة الكلية = نظام ثقافي ونظام سياسي ... الخ ( شرح هذه الفقرة بالأسفل في السؤال التالي عشان ما أكرر .
اشرح مكونات البيئة العامة ( الكلية ) للمنظمة؟
1- النظام الثقافي ويشمل القيم الاجتماعية والاعتقادات والمؤسسات.
2- النظام السياسي ويتكون من القوانين والأنظمة والأحزاب السياسية والخدمات الحكومية.
3- النظام الاقتصادي ويعني توفر الموارد وطرق توزيعها واليات التسعير والتشريعات الاقتصادية.
4- النظام التنافسي ويعني المنافسة المحلية والعالمية .
5- النظام التقني ويشمل فنون الإنتاج والتوزيع والتطور الصناعي.
6- نظام القوى العاملة وتعني توفر الموارد البشرية الماهرة وتدريبهم.
7- نظام المستهلكين أي القوة الشرائية.
8- نظام البيئة المادية ويشمل المناخ وتوفر الموارد الطبيعية وخصائص الأرض.
ماذا نعني بــ بيئة النشاط ( البيئة المحددة ) , وما هي مكوناتها؟
تعني المتغيرات والعوامل البيئية ذات الصلة المباشرة بتحديد أهداف المنظمة وتحقيقها وهي مهمة للمديرين لأنها تؤثر سلبا وإيجابا علي فاعلية المنظمة.
مكوناتها:-
- المنتفعين - الاتحادات العمالية
- المنافسين - الجمعيات \ الاتحادات المهنية
- الموردين - جماعات الضغط العامة
- الجهات الحكومية
عرف النطاق ( المجال) وما هي العلاقة بين النطاق وبيئة النشاط؟
النطاق هو ما تعتبره المنظمة حقا لها من منتجات وخدمات التي تقدمها وتخدمها وهو يحدد بيئة المنظمة ويربطها مباشرة بمنظمات أخري ( المنتفعين , الموردين, المنافسين) وتعتمد بيئة النشاط عليه لأن المنظمات العامة ذات سوق واسع بينما المنظمات المتخصصة لديها مجال بيئي ضيق ولن مزدهر في بيئة مستقرة .
ما هي أهم خصائص البيئة المعاصرة للمنظمات؟
1- ظاهرة العولمة فرضت علي المنظمات اتفاقية الجودة والمنافسة.
2- دينامية البيئة واضطرابها تغيرات و تقلبات في شتي المجالات اقتصادية وثقافية وتقنية.
3- تزايد درجة عدم التأكد البيئي تغيرات غير متنباء بها أو احتمالها.
4- التنوع البيئي عدم تجانس واحتياجات الأطراف الخارجية.
5- التعقيد الفني تنوع البيئة تزيد من حاجة المدير إلي معلومات فنية.
6- تنوع القوى العاملة من حيث الثقافة والجنس والتعليم.
7- الثورة المعلوماتية تدفق هائل وسريع للمعلومات الغزيرة.
8- المسئولية الاجتماعية وأخلاقيات العمل مثل الفقر والبطالة والتخلف وتأهيل بعض ذوي الاحتياجات الخاصة.
9- سوف تشهد المنظمات ضغوطا متزايدة في مجال ترشيد استخدام الموارد واستغلالها لما فيه مصلحة الأجيال القادمة.
10- القيود البيئية مثل تسعير المنتجات وقوانين العمالة.
ما هو دور وحدات الربط (الوصل) بين المنظمة والبيئة وبين الرصد (الاستشعار)؟
دورها توفير منافذ تمتد عبرها التفاعلات والروابط بين البيئة والمنظمة لكي تتكيف المنظمة للقيود والمتغيرات البيئية الواقعة خارج سيطرة المنظمة مثل الدعاية التوظيف الشؤون القانونية.
تقوم انشطة الربط :-
1- مراقبة البيئة والكشف عن المتغيرات.
2- تمثيل المنظمة بتتبع الظروف البيئية للمساعدة بوضع الخطط للمنتجات والخدمات
وظيفة الربط والاستشعار البيئي هو البحث عن معلومات في البيئة الفورية والبحث عن الفرص والتهديدات وتتركز الوظيفة في جمع المعلومات الهامة وتفسيرها والتحليل لأتخاذ القرارات للمنظمة.
ناقش نظم واستراتيجيات روابط المنظمة مع البيئة؟
1- نموذج الانسحاب مثلا تكدس المواد الخام لتحمي المنظمة من تدخلات البيئة في عملياتها لكن هذه الإستراتيجية مؤقتة ولا تطبق علي المدى البعيد.
2- النفاذ الانتقائي شائع أكثر من الانسحاب فتختار المنظمة الروابط مع البيئة فتقوم الأجزاء الرئيسية في بيئة النشاط بالنفاذ إلي المنظمة في حالات تتطلب موارد أو معلومات هامه أو حيوية.
3- نموذج التكيف تقوم المنظمة بتغيير نفسها للتكيف مع الظروف البيئية لكن البيئة تتغير باستمرار والمنظمة تقوم بالتغيير معها مما لا يوجد الاستقرار.
4- نموذج الفعل هنا تتحول المنظمة إلي عامل تغيير في البيئة ولا تكون متلقية فقط للمؤثرات البيئية مثل الإعلان لإقناع العملاء , وبحوث السوق والعقود الطويلة مع الموردين ولكن هذا يؤدي إلي الاحتكار والهيمنة علي السوق.
ما هي أهم الأبعاد البيئية التي تؤثر في درجة عدم التأكد البيئي؟
1- درجة التماثل – التنافر : مدي تشابه العوامل البيئية التي تتفاعل معها المنظمة.
2- درجة الاستقرار- التغيير : مدي تغيير العوامل والمكونات البيئية.
3- درجة التهديد الأمان : مدي تأثر المنظمة بالبيئة وعدم كفاءة المنظمة يؤدى إلي فنائها.
4- درجة الارتباط – العزلة : مدى ارتباط المنظمة بقطاعات بيئية كثيرة يمكن أن تؤثر علي المنظمة.
5- درجة التنسيق – عدم التنسيق : إلي اى مدي تواجه المنظمة مجموعات قطاعات بيئية أعمالها وأنشطتها منسقة .
ناقش نموذج الكاتب دنكان في تحليل عدم التأكد البيئي؟ مبينا البعدين اللذين اعتمدهما في عدم التأكد ومستويات عدم التأكد الأربعة؟
قام الكاتب دنكان بدراسة تحليلية واسعة القبول مقترحا بعدين أساسيين يحددان درجة عدم التأكد وهما:
تعقد البيئة : أي المنظمة التي تتعامل مع عدد كبير من المكونات والعناصر البيئية غير المتجانسة في احتياجاتها تعمل في بيئة معقدة ( مثل شركات تصنيع الطائرات) أما المنظمات التي تتعامل مع عدد محدود من العناصر البيئية ذات الاحتياجات المتشابهة تعمل في بيئة بسيطة ( مثل صناعة صناديق الكرتون).
الاستقرار : أي مدي عدم الاستقرار والتغيير في المكونات والعناصر البيئية.
ووفقا لبعدي الاستقرار والتعقيد يمكن التمييز بين أربع درجات من عدم التأكد البيئي :-
1- البيئة البسيطة – الثابتة: تتصف بعدم تأكد منخفض لوجود عناصر بيئية قليلة متشابهه في نفس الوقت وتميل للاستقرار خلال فترة زمنية معينة ( مثل بيئة البقال وبيئة محطة البنزين).
2- البيئة المعقدة – الثابتة : درجة متوسطة من عدم التأكد لوجود عدد كبير من العناصر البيئية غير المتشابهة وان تغيرت تتغير بشكل تدريجي ( مثل الجامعات والمعاهد وشركات التأمين).
3- البيئة البسيطة – المتغيرة: ذات درجة تأكيد عالية نسبيا لوجود عناصر بيئية قليلة نوعا ما متشابهه وتتغير باستمرار ولا يمكن التنبؤ بها ( مثل صناعة الأزياء ولعب الأطفال).
4- البيئة المعقدة – المتغيرة: تتميز بأعلى درجة عدم تأكد لشمولها عدد كبير من العناصر البيئية غير المتجانسة وتتغير بسرعة غير متوقعة.
ناقش العلاقة بين البيئة والهيكل التنظيمي؟
هنالك علاقة عكسية بين درجة استقرار البيئة وتعقد الهيكل التنظيمي فالبيئة غير المستقرة تتطلب هيكلا تنظيميا معقدا ( يتضمن العديد من الوحدات والمهن).
هناك علاقة ايجابية بين درجة استقرار البيئة ودرجة الرسمية في الهيكل التنظيمي.
كلما ازدادت البيئة تغيرا واضطرابا ازدادت الحاجة إلي درجة اكبر من اللامركزية في الهيكل التنظيمي.
اشرح ( 5 ) استراتيجيات داخلية لإدارة البيئة الخارجية ؟
1- اختيار النطاق : الذي تقل فيه درجة عدم التأكد تغيير النطاق حيث يقل عدد المنافسين الأقوياء.
2- تعيين الكفاءات : اختيار مديرين يعملون في منظمات منافسة للحصول علي معلومات عنهم.
3- استشعار وتفحص البيئة : لرصد ومعرفة المنافسين والحكومة ومهم أن تكون التوقعات صحيحة حول التغيرات المحتملة.
4- المنطقة العازلة : ضمان توفر المواد وتصريف المخرجات مثلا تكديس الموارد والمستلزمات واستخدام عدة موردين وتدريب موظفين جدد لمواجهه المواسم.
5- التخفيف : مثلا تقوم شركات السيارات برفع الأسعار في المواسم التي يشتد بها الطلب وتخفيض الأسعار في أوقات الركود.
ناقش ( 5 ) استراتيجيات خارجية لإدارة البيئة الخارجية ؟
1- الإعلان : بهدف إيجاد طلب دائم علي السلعة.
2- التعاقد : إبرام عقود طويلة الأمد لتأمين المدخلات وتصريف المخرجات لمدة زمنية معينة.
3- الاستمالة : أي يشترك مدير فأكثر في عضوية مجلس الإدارة لمنظمتين أو أكثر لتقليل التهديد بين المنظمات.
4- الاندماج : اندماج منظمتين فأكثر بغرض القيام بعمل مشترك وشمل الدمج والمشاريع لتحديد الأسعار وتقاسم السوق.
5- الاتصالات مع الجهات الحكومية : بغرض التأثير عليها لتحقيق نتائج مرغوبة.
ما هي محددات نجاح المنظمة في التعامل مع البيئة الخارجية ؟
1- درجة التنبؤ : مدي قدرة المنظمة علي التنبؤ بشكل صحيح ودقيق بالمتغيرات البيئية.
2- إدراك البيئة : يشير إلي مدي دقة البيئة المدركة من قبل المنظمة هل هي واقع أم لا فالإدراك السليم للبيئة يساعد علي الاستجابة لها بشكل أفضل.
3- عقلانية المنظمة : كلما تمت عمليات تطوير واختيار الاستجابات البديلة للبيئة بأسلوب عقلاني زاد احتمال اختيار الاستجابة الملائمة للبيئة.