الحلقة السابعة عشرة
دور الإدارة الإلكترونية في التنمية البشرية والاقتصادية
الدكتور/ ناصر عبدالله ناصر المعيلي
nasseralmuayli*ahoo.com
الإدارة الإلكترونية هي مجموعة من العمليات التنظيمية تربط بين المستفيد ومصادر المعلومات بواسطة وسائل إلكترونية لتحقيق أهداف المنشأة من تخطيط وتشغيل ومتابعة وتطوير وإنتاج. والمستفيد هو المراجع في الدوائر الحكومية، أو العميل لدى الشركات التجارية، أو الموظف في أي منشأة. والإدارة الإلكترونية أيضاً هي الانتقال من إنجاز المعاملات الإدارية وتقديم الخدمات العامة من الطريقة التقليدية اليدوية إلى الشكل الإلكتروني عبر شبكة الإنترنت أو الإنترانت (وهي شبكة داخلية للتواصل بين كافة الأجهزة وتناقل المعلومات) بدون أن يضطر العملاء والعاملون من الانتقال إلى الإدارات شخصياً لإنجاز معاملاتهم لأجل استخدام أمثل للوقت والمال والجهد والطاقات، وهو ما تعتمد عليه أيضاً الإدارات الخاصة لتحقيق الربح الاقتصادي.
وهناك العديد من الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة ونظم تطويرها العملية والإنتاجية ونظم تطوير عمليات التسويق وتوزيعها ونظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل، ومنها ما يلي
نظم التصميم والإنتاج.
نظم الجودة الشاملة.
نظم تتبع العملية الإنتاجية.
تطويع المنتجات.
كفاءة شبكة الموردين.
نقاط البيع الإلكتروني.
التجارة الإلكترونية.
إدارة علاقات العملاء.
البنوك الإلكترونية.
البورصات العالمية.
بورصات السلع.
متطلبات تطبيق الإدارة الإلكترونية
البنية التحتيّة, فالإدارة الإلكترونية تتطلب وجود مستوى مناسب وعال من البنية التحتيّة التي تتضمن شبكة حديثة للاتصالات والبيانات وبنية تحتيّة متطورة للاتصالات السلكية واللاسلكية تكون قادرة على تأمين التواصل ونقل المعلومات بين المؤسسات الإدارية نفسها من جهة و بين العميل من جهة أخرى.
توافر الوسائل الإلكترونية اللازمة للاستفادة من الخدمات التي تقدمها الإدارة الإلكترونية والتي نستطيع بواسطتها التواصل معها، ومنها أجهزة الكمبيوتر الشخصية والمحمولة والهاتف الشبكي وغيرها من الأجهزة التي تمكّن من الاتصال بالشبكة العالمية أو الداخلية في البلد وبأسعار معقولة تتيح لمعظم الناس الحصول عليها.
توافر عدد لا بأس به من مزودي الخدمة بالإنترنت, على أن تكون الأسعار معقولة قدر الإمكان من أجل فتح المجال لأكبر عدد ممكن من المواطنين للتفاعل مع الإدارة الإلكترونية بأقل جهد وأقصر وقت وأقل كلفة ممكنة.
التدريب وبناء القدرات, وهو يشمل تدريب كافة الموظفين على طرق استعمال أجهزة الكمبيوتر وإدارة الشبكات وقواعد المعلومات والبيانات وكافة المعلومات اللازمة للعمل على إدارة و توجيه الإدارة الإلكترونية بشكل سليم. ويفضل أن يتم ذلك بواسطة معاهد أو مراكز تدريب متخصصة, إضافة إلى ضرورة نشر ثقافة استخدام الإدارة الإلكترونية وطرق ووسائل استخدامها للعملاء.
توافر مستوى مناسب من التمويل, لإجراء صيانة دورية وتدريب للكوادر والموظفين والحفاظ على مستوى عال من تقديم الخدمات ومواكبة أي تطور يحصل في إطار الإدارة الإلكترونية على مستوى العالم.
توفر التخطيط الاستراتيجي الإداري, بحيث يكون هناك مسؤول أو لجنة محددة أو إدارة تقنية المعلومات تتولى تطبيق الإدارة الإلكترونية وتعمل على تهيئة البيئة اللازمة والمناسبة للعمل وتتولى الإشراف على التطبيق وتقييم المستويات التي وصلت إليها في التنفيذ.
وجود الأنظمة التي تسهل عمل الإدارة الإلكترونية وتضفي عليها المشروعية والمصداقية وكافة النتائج المترتبة عليها.
توفير الأمن الإلكتروني والسرية الإلكترونية على مستوى عال لحماية المعلومات الشخصية والخاصة ولصون الأرشيف الإلكتروني من أي عبث، والتركيز على هذه النقطة لما لها من أهمية بالغة.
الإجراءات الاحترازية
لحفظ المعلومات
التحديث المستمر لأنظمة التشغيل للحاسبات الآلية.
التحديث المستمر للبرامج المضادة للفيروسات.
تركيب جدار ناري بين المستفيدين ومصادر المعلومات.
عمل نسخ احتياطية للمعلومات الهامة وحفظها في أماكن آمنة.
ينبغي أن تتكون كلمة المرور أو كلمة السر من ست خانات على الأقل، وأن تكون مزيجاً من الأحرف والأرقام، ويفضل عدم التكرار.
استخدام البطاقة الذكية الممغنطة أو البصمات. وهذا من اختصاص إدارة تقنية المعلومات في المنشأة.
سن التشريعات التي تحفظ حقوق الناس، وتنفيذها، وعدم التساهل بها.
خطة تسويقية دعائية شاملة للترويج لاستخدام الإدارة الإلكترونية وتهيئة مناخ عام قادر على التعامل مع مفهومها وإبراز محاسنها، مع ضرورة مشاركة الجميع فيها والتفاعل معها.
أهداف الإدارة الإلكترونية
تقديم الخدمات لدى المستفيدين بصورة مرضية وفي خلال 24 ساعة في اليوم، وطيلة أيام الأسبوع بما في ذلك الإجازة الأسبوعية والعطلات والأعياد والمناسبات.
صغر المكان المجهز لحفظ المعلومات الإلكترونية.
تحقيق السرعة المطلوبة لإنجاز إجراءات العمل وبتكلفة مالية مناسبة.
نشر ثقافة التعامل مع معطيات العصر التقني.
تعميق مفهوم الشفافية والبعد عن المحسوبية.
الحفاظ على حقوق الموظفين من حيث الإبداع والابتكار.
زيادة حجم الاستثمارات التجارية.
الحفاظ على سرية المعلومات، وتقليل مخاطر فقدها.
إلغاء نظام الأرشيف الورقي واستبداله بنظام أرشفة إلكتروني مع ما يحمله من ليونة في التعامل مع الوثائق والمقدرة على تصحيح الأخطاء الحاصلة بسرعة ونشر الوثائق لأكثر من جهة في أقل وقت ممكن والاستفادة منها في أي وقت.
إلغاء عامل المكان, فهناك طموحات لتحقيق تعيينات الموظفين والتخاطب معهم وإرسال الأوامر والتعليمات والإشراف على الأداء وإقامة الندوات والمؤتمرات من خلال "الفيديو كونفرانس" ومن خلال الشبكة الإلكترونية للإدارة.
إلغاء تأثير عامل الزمان, ففكرة الصيف والشتاء لم تعد موجودة، وفكرة أخذ الإجازات لإنجاز بعض المعاملات الإدارية تم الحد منها إلى أقصى حد ممكن.
التأكيد على مبدأ الجودة الشاملة بمفهومها الحديث من خلال تلبية احتياجات العمل في الوقت والزمان الذي يكون فيه العميل محتاجاً إلى الخدمة في أسرع وقت ممكن.
معوقات الإدارة الإلكترونية
الرؤية الضبابية للإدارة الإلكترونية وعدم استيعاب أهدافها.
عدم وجود أنظمة وتشريعات أمنية أو التساهل في تطبيقها.
قلة الموارد المالية وصعوبة توفير السيولة النقدية.
التمسك بالمركزية وعدم الرضا بالتغيير الإداري.
النظرة السلبية لمفهوم الإدارة الإلكترونية من حيث تقليصها للعنصر البشري.
الفجوة الرقمية بين المتخصصين في مجال التقنية والآخرين الذين لا يفقهون شيئاً من أبجدياتها.
سلبيات الإدارة التقليدية
الموظف الذي يرغب في طلب إجازة عليه أن يقوم بالأعمال التالية
الحصول على نموذج طلب الإجازة.
تحويل النموذج إلى معاملة بطلب رسمي من إدارته وذلك بتعبئة البيانات.
إرسال المعاملة إلى مدير أو مشرف القسم.
موافقة مدير القسم وإرسالها إلى مدير عام الإدارة.
موافقة مدير عام الإدارة وإرسالها إلى مدير شؤون الموظفين أو مدير الموارد البشرية.
موافقة مدير شؤون الموظفين وإرسالها إلى الموظف المختص بالإجازات.
حفظ المعاملة في ملف الموظف أو إتلافها
هذه سبع خطوات لتنفيذ عملية إدارية واحدة من أبسط العمليات الإدارية. ففي حالة ضياع المعاملة في أي مرحلة من مراحل تنقلها، فإن هذا يؤثر على نتاج العمل. ولك أن تتخيل عشرات أو مئات العمليات الإدارية تتم في اليوم الواحد. بل أن بعض الموظفين يتعمد الاحتفاظ بالمعاملة وتكديسها في مكتبه إلى أجل غير مسمى ويقول كلمته المعروفة (راجعنا غداً أو بعد أسبوع أو بعد شهر) ناهيك عن أن يكون الأمر(موقف شخصي).
سلبيات أخرى
تلف بعض المعاملات الورقية بسبب التقادم.
صعوبة الحصول على بعض المعلومات من هذه المعاملات.
التكاليف الباهظة لصيانة المعاملات الورقية وإصلاح التالف منها.
إمكانية ضياع بعض المعاملات سهواً أو تعمداً.
توفير غرف كبيرة لحفظ المعاملات الورقية.
سلبيات الإدارة الإلكترونية
انقطاع التيار الكهربائي، أو توقف البطاريات الاحتياطية المساندة.
رداءة البرمجيات المطورة، أو ضعف الصيانة البرمجية.
عدم وجود متابعة وتطوير للتطبيقات البرمجية.
خطوات العمل في الإدارة الإلكترونية
أما خطوات سير العمل في الإدارة الإلكترونية، فإن المعاملة تبقى في مكان إلكتروني واحد. وكل ما في الأمر أن الموظف والمديرين المسئولين يقومون بالكتابة على المعاملة الإلكترونية وإرسالها إلكترونياً عبر الشبكة، ولا يستطيع أي واحد منهم أن يُخفي المعاملة. كما أن توقيت الإجراء مدون على المعاملة، لا باليوم فحسب بل بالساعة والدقيقة التي تم فيها الإجراء.
أنماط الإدارة الإلكترونية
تأخذ الإدارة الإلكترونية أنماطاً وأشكالاً متعددة تتفق مع طبيعة العمل لدى المنشأة بما يحقق أهدافها. ومن تلك الأنماط ما يلي
الحكومة الإلكترونية
تُعد الحكومة الإلكترونية أحد أنماط الإدارة الإلكترونية، ووسائل إلكترونية لتحقيق أهداف اجتماعية واقتصادية وسياسية، والتخلص من الأعمال الروتينية والمركزية، بشفافية عالية. ويمكن أن يتمثل ذلك في إنجاز الخدمات الحكومية بين الجهات المعنية مثل العلاقة بين الحكومة والحكومة، العلاقة بين الحكومة والأفراد، العلاقة بين الحكومة والشركات.
التعليم الإلكتروني
يمكن إجراء المحاضرات الدراسية والاختبارات التحريرية ومناقشة الرسائل العلمية عبر الشبكة المحلية للمنشأة أو عبر شبكة الإنترنت مثل التدريب والتعليم و إدارة الإعمال عن بعد.
التوقيع الإلكتروني
هي عملية تتم على الكمبيوتر، ويتم من خلالها ربط مجموعة من الحروف والرموز والأشكال مع ملف معين لتكون بديلاً عن التوقيع التقليدي.