الاقتراحات.. متى تقدم؟ ومتى تقبل؟ ولماذا ترفض؟
متي تقدم الاقتراحات؟ ومتي تروق للمسؤولين؟ ولماذا ترفض؟ وما هى ضمانات تنفيذها؟ تساؤلات تبحث عن إجابات لأولئك الذين يفاجأون برفشض مقترحاتهم التى بذلوا فى إعدادها جهداً، أو يرون أنها صادفت هوي لدي الإدارة فتبنَّت تطبيقها، أو أنها استغرقت وقتاً أطول من اللازم للبت بشأنها؟
مواصفات الاقتراحات الإيجابية
\ الموضوعية؛ حيث تكون مبنية علي أسس سليمة من المعلومات والحقائق.
\ الشفافية؛ حيث تأخذ فى اعتبارها جميع العناصر المؤثرة فى التنفيذ، والعلاقات الجديدة التى يمكن أن تتمخص عنها لدي تطبيقها.
\ الإضافة؛ حيث من المفترض أن تضيف الاقتراحات جديداً فى موضوعها وألا تكون تكراراً لوضع سابق، كأن تقضى علي مشكلة أو تعمل علي تبسيط إجراء.
\ الترشيد؛ حيث ينبغى أن تكون تكلفة متطلبات تنفيذ الاقتراحات، أقل بنسبة كبيرة من المردود الناتج عن تطبيقها. وكلما زاد مردودها وقلت تكلفتها، كلما كانت أكثر قبولاً.
\ القبول؛ حيث من الضرورى مراعاة الجوانب الإنسانية عند تقديم الاقتراحات، وأخذ الجهد اللازم لتطبيقها، أو الخطورة التى تنتج منها فى الاعتبار عند البت بشأنها.
\ المرونة؛ حيث يجب مراعاة إمكانية تعديلها أو تطويرها لتناسب ظروف العمل المستجدة.
متى تقدم الاقتراحات؟
\ عندما يتم تكليف موظف أو أكثر بدراسة موضوع محدد، وتقديم اقتراحات وتوصيات بشأنه.
\ عقب نتائج أعمال اللجان التى تشكل لغرض محدد.
\ عقب الزيارات التفتيشية من قبل الجهات المختصة فى المركز الرئيسى إلي الفروع.
\ بعد إجراء دراسات ميدانية من قبل مكاتب استشارية متخصصة.
\ بمبادرة شخصية من موظفين أو إدارات.
\ بطلب من عملاء المؤسسة أو المتعاملين معها.
\ عقب حدوث انحراف بيّن فى الأداء، وبالتالى نتائج الأعمال.
\ عند الرغبة فى توسعة أنشطة المؤسسة أو تغييرها.
\ عند الاندماج مع مؤسسة أخري.
\ عند الرغبة فى تصفية أعمال المؤسسة.
\ عند تعديل الأنظمة المعمول بها أو اللوائح المطبقة.
\ بعد صدور قوانين أو تعليمات من الجهات الرسمية فى الدولة تتعلق بأنشطة المؤسسة والتزامها.
كيف تقدم الاقترحات؟
يؤثر الأسلوب الذى تقدم به الاقتراحات فى تهيئة أذهان المسؤولين لتقبل فكرتها، وربما الاقتناع بها. وتعد مراعاة توفر المواصفات الخاصة بالاقتراحات الإيجابية من الضرورات التى ينبغى الانتباه إليها. ويمكن تصور التصميم التالى للتقرير الخاص بتقديم الاقتراحات:
$ الغلاف؛ يتضمن عنوان الاقتراح والمسؤول أو الجهة المرفوع إليهما، وإسم مقدم الاقتراح، وتاريخ التقديم.
$ الصفحة الأولي؛ تتضمن عناصر الاقتراح الرئيسية للاقتراح، أو أهم محتوياته.
$ مقدمة؛ تتضمن السبب، أو الأسباب فى تقديم الاقتراح.
$ صيغة الاقتراح؛ تتضمن صُلب الاقتراح وفكرة عامة عنه.
$ تحليل عناصر الاقتراح؛ تتضمن ما يلى:
$ متطلبات تنفيذ الاقتراح، مادياً وبشرياً. وقد يتطلب الأمر وضع ميزانية تقديرية له.
$ النصوص النظامية التى تؤيد الاقتراح؛ خاصة إن كان سيؤدى إلي تكوين علاقات جديدة غير مسبوقة، أو نماذج لم تكن مستخدمة، أو التزامات إضافية.
$ نتائج تطبيق نفس الاقتراح أو اقتراحات شبيهة فى جهات أخري.
$ المعوقات التى يمكن أن تصادف تطبيق الاقتراح، وأسلوب التغلب عليها.
$ التدريب المطلوب اجتيازه من قبل منفذى الاقتراح.
$ النماذج والمستندات التى سيتطلبها تنفيذ الاقتراح، ومكانتها فى الدورة المستندية بالمؤسسة.
$ توقيت الإعداد لتنفيذ الاقتراح والبدء فى التطبيق العملى.
$ أساليب تقييم نتائج تنفيذ الاقتراح.
$ مدي إمكانية إدخال تعديلات علي الاقتراح.
\ خلاصة، ونتائج.
\ إبداء الاستعداد التام للرد علي أية استفسارات أو مناقشتها مع المسؤولين أو المستشارين.
العوامل المساعدة علي قبول الاقتراحات
\ إختيار الوقت المناسب لتقديم الاقتراح؛ فلا يمكن -مثلاً- قبول اقتراحات علي الخطة الخمسية الجديدة لمؤسسة معينة، إن تقدم بها أصحابها فى الشهر الأول من الخطة، وإنما تكون ذات جدوي إن تم تقديمها عند البدء فى إعدادها.
\ تصور العلاقات الجديدة التى ستنتج من الاقتراح؛ فكل اقتراح ينشئ علاقات جديدة ويعدل من العلاقات القائمة. لذا فمن الضرورى مراعاة آثاره علي مختلف العلاقات الجديدة والقائمة، ودور ذلك فى تنفيذ الاقتراح ونجاحه وكيف سيتأثر البناء التنظيمى للمؤسسة به وأثره علي الدورة المستندية.
\ حسن العرض؛ حيث أن أسلوب عرض الاقتراح ينبغى أن يكون علي مستواه. فالاقتراح الذى يمس مستقبل المؤسسة -مثلاً- ينبغى أن يكون مقنعاً فى مادته وطريقة عرضه ليسهل للمسؤولين الاطلاع عليه ومعرفة أبعاده المختلفة.
\ الإلمام بالمزايا والعيوب؛ فالاقتراح الذى يركز علي مزايا تنفيذه ويهمل العيوب التى توجه إليه أو العقبات التى يمكن أن تصادفه فى الآجال القصيرة والمتوسطة والطويلة، غالباً يُعجل من نهايته.
\ مراعاة التسلسل التنظيمى؛ فالموظف الذى يتخطي رئيسه المباشر ويقفز إلي مدير المؤسسة لعرض اقتراحه، يكتسب عداوته وعدم رضاه. وبالتالى يمكن أن يقبر الاقتراح قبل أن يولد. فمن المهم علي مقدم الاقتراح أن يراعى تقديمه لرئيسه المباشر أولاً، حتي إن لم تكن العلاقة بينهما طيبة، فلن يجدى التخطى إلي الرئيس الأعلي فى كسب موقعة وظيفية.
\ إمكانية تعديل مسار الاقتراح؛ فليس من الضرورى أن يؤخذ اقتراح معين بحذافيره كما تقدم به صاحبه، ولكن قد يتطلب الأمر إدخال بعض التعديلات عليه سواءً بالإضافة أم الحذف حتي يصبح مفيداً لظروف المؤسسة الحالية والمستقبلية. لذا كلما اتصف الاقتراح بإمكانية تعديل مساره لما فيه المصلحة، كلما كان ذلك أدعي إلي قبوله.
\ الاستفادة من الإمكانات المتاحة؛ هذا الأمر هو الوجه الآخر للترشيد الذى ينبغى أن يتصف به أى اقتراح، فهناك علاقة طردية بين الاستفادة من إمكانات المؤسسة الحالية والمستقبلية وبين إمكان قبول الاقتراح.
تشجيع تقديم الاقتراحات
الإدارة الذكية هى التى تحرص علي استنهاض همم موظفيها لتقديم اقتراحات لما فيه مصلحة العمل والعاملين، ومن وسائل تشجيعهم علي ذلك:
\ إصدار تعليمات تنظم تقديم الاقتراحات، لمن تقدم؟ وكيف تقدم؟
\ تحديد حد أقصي للنظر فى الاقتراحات، والرد علي المقترحين.
\ بيان نوع الحوافز التى تقدم للمقترحين -سواءً قبلت اقتراحاتهم أم لم تقبل ووفقاً لقيمة الاقتراحات- ومنها خطابات الشكر والأولوية فى الحصول علي العلاوات والمكافآت، ووضع أسمائهم فى قائمة المرشحين لمناصب أعلي من تلك التى يشغلونها.
\ تكوين لجنة تختص بدراسة الاقتراحات وتقييمها، وينبغى أن تتصف بالموضوعية والحيادية وأن تضع مصلحة المؤسسة العليا نصب أعينها.
\ وضع أسماء المقترحين فى لوحة شرف لحث الباقين علي الاقتداء بهم.
لماذا تفشل بعض الاقتراحات؟
\ لبعدها عن الواقع العملى، أو لسوء عرض مضامينها، أو لعدم تقدير تكلفة تنفيذها بشكل جيد، أو لاختيار وقت غير ملائم لتقديمها.
\ لعدم إلمام المقترحين بمختلف عناصر الموضوع.
\ لوجود بدائل عن الاقتراحات أفضل منها.
\ لاصطدامها بأنظمة ملزمة التنفيذ.
\ لتكلفتها الباهظة التى تفوق العائد من تطبيقها.
\ لأمور شخصية مثل رغبة بعض الإداريين تسفيه آراء غيرهم، أو عدم رغبة الجهة التى تدرس الاقتراحات فى منح مقدميها فرصة لإثبات جدارتهم، أو لسوء العلاقة بين المقترحين ورئاساتهم.
\ لتعرضها مع الخطط المستقبلية للمؤسسة التى لا يعرفها المقترحون.
علي أنه يجب الأخذ فى الاعتبار أن عدم تطبيق اقتراح معين لا يعنى أن المؤسسة لن تطبقه مستقبلاً، أو أن تطبيقه المتأخر يعنى عدم فائدته، أو أن الاستعجال فى تطبيق الاقتراحات من الأمور المفيدة حيث أن بعضها يتطلب إعداداً طويلاً، وترتيبات لا يمكن أن تتم بين ليلة وضحاها، كما أن الإعداد الجيد لتطبيق الاقتراحات من الأمور المطلوبة فى جميع الحالات.